Checklist des formalités obligatoires liées à l'embauche

Etablir la déclaration préalable à l'embauche

Elle se réalise auprès de l’URSSAF ou de la MSA dont la société dépend, au minimum 8 jours avant l’embauche et au plus tard le 1^er jour d’exécution du contrat de travail.

Etablir le contrat de travail

Il permet de formaliser l’ensemble des droits et obligations de l’employeur et du salarié. Aussi, il doit contenir certaines mentions obligatoires telles que la nature du contrat, le poste, la rémunération ou encore la durée du travail.

Affilier le salarié

Il convient d’affilier le salarié à la caisse de retraite complémentaire par la transmission de la déclaration sociale nominative, ainsi qu’aux organismes de prévoyance et de frais de santé désignés par la Convention collective applicable.

L’employeur doit proposer au salarié la mutuelle d’entreprise, la retraite supplémentaire et l’épargne salariale lorsqu’elles existent.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à vous référez à votre gestionnaire de paie pour vous accompagner dans la réalisation de ces formalités.

Organiser la visite d'information et de prévention (visite médicale d'embauche) 

C’est une formalité obligatoire qui doit être réalisée auprès de la médecine du travail (MSA ou CPAM), avant la fin de la période d’essai ou dans un délai maximum de 3 mois à compter de l’embauche.

Il convient également de veiller à réaliser un suivi médical régulier du salarié.

Tenir les registres obligatoires 

Le registre unique du personnel :

Il est obligatoire dès la 1^ère embauche et doit être mis à jour de manière chronologique et indélébile.

Il peut être tenu sous forme informatique ou sous format papier.  
Les mentions obligatoires doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ de la société pour chaque salarié et sont les suivantes : l’identité du salarié, les informations sur les fonctions exercées ainsi que les mentions spécifiques à certaines situations (travailleur étranger, salarié temporaire, la mise à disposition de salariés, le temps partiel, la durée déterminée ou encore la mention du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation).

Une partie spécifique doit être réservée aux stagiaires et aux salariés mis à disposition.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels :

Il est obligatoire dès la 1^ère embauche. Il classe et répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et réalise une analyse de chaque risque pour chaque unité de travail.

Il doit être mis à jour au moins une fois par an et tenu à la disposition des membres du CSE et de l’inspection du travail.

Il doit également être consultable par les salariés.

Les registres de sécurité : il en existe deux ;

1. le registre de sécurité incendie qui indique la conduite à tenir en cas d’incendie ou d’évacuation ainsi que les règles de sécurité en la matière.
2. le registre des vérifications électriques qui contient le résultat des vérifications et les justifications des travaux en cas de défauts constatés.

 Ces registres doivent être tenus à la disposition de l’inspection du travail.

Procéder aux affichages obligatoires

Diverses informations doivent être affichées :

• les informations relatives à l’inspection du travail territorialement compétente ;
• la mention du service d’accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations ;
• les informations relatives à la médecine du travail ;
• la mentions des services de secours d’urgence ;
• les consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger ;
• les articles du code du travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes ;
• les horaires collectifs de travail et la durée de repos quotidien ;
• les informations relatives aux congés payés ;
• les textes relatifs au harcèlement moral et sexuel ainsi qu’à la lutte contre les discriminations ;
• les interdictions de fumer et de vapoter dans les locaux ;
• les communications syndicales ;
• la liste nominative des membres du CSE avec l’indication de leur lieu habituel de travail.

Informer le salarié

Le salarié doit avoir connaissance de la convention collective ou de l’accord collectif du travail applicable, un exemplaire à jour et consultable sur le lieu du travail doit être tenu à sa disposition.

Le salarié doit être informé du bénéfice tous les deux ans lors d’un entretien professionnel.

Il doit également remettre un certain nombre de documents au salarié comme la copie de la déclaration préalable à l’embauche ou son accusé de réception. 

Lorsqu’il existe un dispositif d’épargne salariale, un livret doit lui être remis ainsi que le règlement du plan d’épargne entreprise, et enfin un relevé de situation chaque année.

Enfin, un certain nombre d’informations obligatoires doivent être transmises au salarié lors de son embauche, parmi lesquelles : la durée et les conditions de la période d’essai, le droit à la formation, l’existence d’un procédé de vidéosurveillance, les informations relatives au traitement de ses données personnelles.

Le règlement intérieur

Il n’est obligatoire que pour les entreprises employant au moins 50 salariés et il peut y être annexé une charte informatique.

Il est tout de même recommandé pour toutes les entreprises car il permet d’assurer la partie sécuritaire et disciplinaire (pour répondre à des comportements inappropriés sur le lieu de travail tels que l’usage d’alcool ou de produits stupéfiants par exemple).

En cas d'embauche d'un salarié mineur

Des formalités supplémentaires doivent être réalisées :

• l’obtention de l’autorisation du représentant légal et notamment sa signature sur le contrat de travail ;
• la réalisation de la visite médicale d’embauche avant l’embauche ;
• pour le salarié âgé de moins de 16 ans, une demande d’autorisation auprès de l’inspection du travail.

En cas d'embauche d'un salarié étranger

Deux cas doivent être distingués :

S’il s’agit d’un salarié ressortissant européen :

Un justificatif d’identité en cours de validité doit être demandé afin d’en conserver une copie, et les formalités d’embauche habituelles doivent être respectées.

Attention, si le salarié n’a jamais été immatriculé en France, il convient d’en faire la demande auprès de la CPAM ou de la MSA.

S’il s’agit d’un salarié non ressortant de l’Union européenne :

Avant toute chose, il convient de procéder à la vérification auprès de la préfecture de l’existence d’un titre de séjour en cours de validité.

En l’absence de titre de séjour autorisant le travail, l’employeur doit réaliser une demande d’autorisation de travail en ligne.

Ensuite, une demande d’immatriculation doit être faite auprès de la CPAM ou de la MSA.

Lorsque le recrutement ne concerne pas un métier en tension, des formalités supplémentaires doivent être réalisées (procédure d’introduction auprès de l’Office français de l’immigration et de l’intégration).

Enfin, l’employeur est soumis au paiement d’une taxe si le contrat est d’une durée supérieure à 3 mois et qu’il permet une première entrée en France.

Après embauche :

Tenir un suivi du temps de travail

C’est une obligation légale pour l’employeur, qui est libre de choisir le mode de suivi du temps de travail qu’il souhaite.

Attention, pour être valable et opposable, il doit être signé par le salarié et conservé pendant au moins 1 an.

Pour davantage de précisions nous vous renvoyons à notre flash info de septembre 2023.

Veiller à la tenue des entretiens professionnels obligatoires

C’est une obligation légale pour l’employeur, pour les salariés comptant au moins 2 ans d’ancienneté.

L’entretien doit avoir lieu tous les 2 ans, ou à l’issue de certains congés (parental, maternité, sabbatique, d’adoption….

Il est mené par l’employeur, le service RH ou un manager, après consultation du CSE s’il existe, durant le temps de travail et dans les locaux de l’entreprise.

Nous pouvons vous accompagner concernant :

• La rédaction des contrats de travail ;
• La rédaction de vos affichages obligatoires ;
• La préparation de vos entretiens professionnels (formation des chefs d’équipe/managers à la conduite d’entretiens, fournitures des supports dédiés) ;
• La rédaction de votre règlement intérieur ;
• La rédaction des déclarations unilatérales de l’employeur (DUE) relatives à la mise en place d’un régime de prévoyance ou de frais de santé.
• La tenue des entretiens professionnels et annuels (supports et accompagnement)
• Etc…

Pour toute demande, contactez nous à l'adresse mail suivante : infoconseilrh-champagne@mazars.fr