Quels défis pour la gouvernance de la RPA ?

Une activité aux ressources limitées

La gouvernance doit établir un cadre pour gérer efficacement les priorités de développement en tenant compte de la valeur produite et de la complexité de mise en oeuvre. Il existe potentiellement une inadéquation entre les besoins des métiers intéressés par la RPA et la capacité de la DSI à y répondre. La gouvernance doit donc permettre d’adresser cette problématique en priorisant les projets, le modèle d’organisation.

Le marché est actuellement contraint et volatil. D’une part, les expertises en RPA sont encore rares sur le marché : les développeurs RPA et les « business analysts » ont généralement peu de recul sur ce domaine. Or l’identification des cas particuliers métiers – règle de gestion particulière – est un gage de succès pour la réalisation des robots.

C’est pourquoi l’organisation doit initier une réflexion sur les compétences nécessaires et définir des parcours de formation et d’évolution de ces compétences au sein de l’entreprise.

Un modèle économique attrayant à bâtir

L’investissement initial est un coût important au regard du coût de développement d’un robot. Le Centre de Service doit proposer une stratégie permettant de concentrer les premiers robots sur un périmètre ciblé afin d’optimiser les investissements réalisés et de s’orienter vers les activités les plus porteuses de valeur.

Cette optimisation est d’autant plus importante que la charge de maintenance et les coûts indirects peuvent se révéler pénalisants pour les premiers métiers à investir dans la RPA. Plusieurs types de coûts sont à considérer lors de la création du modèle économique : les coûts de développement, de maintenance évolutive et corrective, d’exploitation, de licences et de lancement d’une activité RPA. S’y ajoutent les coûts indirects ou cachés tels que ceux liés à la mise en œuvre de l’offre, à l’apprentissage sur les premiers robots, aux exigences liées à la classification des données, à la conformité et la sécurité. Autrement dit, tous les coûts doivent être identifiés et maîtrisés pour présenter un modèle économique pertinent et attractif.

Dans tous les cas, plus le volume d’affaires visé sera important, plus l’impact des coûts indirects sera limité donc le retour sur investissement rapide.

Un référentiel de gestion des risques à faire évoluer

Le référentiel de gestion des risques doit évoluer afin de prendre en compte les risques liés à l’utilisation de robots en termes de continuité d’activité, de sécurité ou de conformité.

La RPA peut permettre de mettre sous contrôle une partie des activités qui auraient été réalisées par du « shadow IT ». Mais désormais, ces outils génèrent une dépendance de l’entreprise vis-à-vis des robots également nommés « digital workers ».

En cas de modification sur un système cible, il existe des risques de régression sur le fonctionnement des robots. Or il peut être complexe de détecter et prévenir les changements, notamment si des silos existent entre les équipes ou si des systèmes externes sont utilisés : un site web par exemple.

Selon son niveau de maturité, le Centre de Service peut devenir propriétaire du geste métier et responsable de la continuité d’activité. Il devra alors mettre en œuvre des mesures visant à garantir la qualité opérationnelle du service et la traçabilité des actions. Par exemple, les gestes métiers réalisés avec l’automatisation sont systématiquement enregistrés par les entreprises.

Ci-dessous, les trois typologies de mesures à mettre en place :

Plus largement, une démarche visant à implémenter de la métrologie permet de s’assurer du bon fonctionnement, de l’utilisabilité et de la valeur des robots.

Seule l’implémentation d’un modèle d’organisation au sein des instances de gouvernance rendra possible la gestion et la structure du pilotage de la RPA. Ce cadre permet notamment de répondre aux nombreux besoins métiers et ce, en dépit du manque actuel de ressources. La priorisation des projets facilite aussi l’optimisation des coûts, favorisant de fait l’établissement d’un modèle économique attractif. Enfin, cette organisation garantit la qualité du service en mettant en place des mesures visant à maintenir la continuité opérationnelle.

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