La RPA, bientôt indispensable à la performance des fonctions support

Plusieurs cas d’usage et critères d’éligibilité

La RPA permet de répliquer les tâches d'un utilisateur sur tous types de logiciels bureautiques ou logiciels métiers : les cas d'usages sont donc nombreux ! 

Les critères clés pour évaluer l’éligibilité d’un processus sont les suivants :

• Le processus doit être traité manuellement, de manière répétitive, standardisée et doit concerner un volume important de traitement : en effet, ces critères sont garants d’un retour sur investissement rapide.
• Le processus ciblé doit être digital : un format d’entrée numérique est donc nécessaire.
• Les règles de gestion doivent être claires et définies : le robot, ne peut (et ne doit pas !) prendre de décision, il rejettera donc les cas ne correspondant pas au schéma prédéfini.

Au regard de ces prérequis, les processus transactionnels sont les mieux adaptés à l'utilisation de la RPA et ceux offrant le meilleur retour sur investissement.

En finance et en comptabilité, on pourra facilement démontrer la valeur de ce type d’outil, en s'orientant vers les cas les plus simples et les plus chronophages : gestion des données maîtres, vérification des processus transactionnels, préparation de données de reporting et travaux déclaratifs.

Une technologie plébiscitée… à juste titre !

Lorsque l'ensemble des critères sont réunis, les retours sur investissement sont visibles dès la première année ! Ce qui est bien entendu extrêmement intéressant pour les directions financières en quête de performance. L’aspect « quick win » est généralement le plus souligné, toutefois il ne constitue pas le seul atout de la RPA.

En effet, les bénéfices du recours à la RPA pour les organisations sont de 3 ordres :

• Gains de productivité et d’efficacité en éliminant les tâches manuelles, répétitives et chronophages : le temps libéré pouvant ainsi être alloué à la réalisation d’opérations à plus forte valeur ajoutée
• Réduction du temps de cycle d’un processus pour améliorer le service aux clients ou dans une logique de « fast close »
• Renforcement de la conformité et amélioration la fiabilité du processus

Souvent surchargées en période de clôture, il est clair que les équipes sont les premières à bénéficier de ces gains. Autre atout, la RPA est relativement indolore lors de sa mise en place puisqu’elle s’adapte à l’existant et nécessite peu de changements dans les systèmes sous-jacents. Cette technologie élimine certains silos entre différents systèmes voire les organisations, c’est donc un outil qui contribue à implémenter une approche de processus de bout en bout.

Toutefois la RPA n’est pas toujours la meilleure solution : l’intérêt de son recours dépend surtout des enjeux de la direction de l’entreprise. C’est une question de processus, pas de technologie ! En effet, certains contextes peuvent nécessiter des projets plus structurants, voire l’usage des solutions à l’instar des logiciels de type SaaS.

Un outil au service du métier, où les collaborateurs restent au cœur du processus

L’introduction de la RPA doit être pensée autour d’un mode opératoire intégrant différentes composantes techniques mais surtout organisationnelles. C’est pourquoi les questions à se poser autour des modalités d’utilisation de la RPA sont fondamentales, à la fois pour le choix et la mise en œuvre de la solution. Lors de la stratégie de déploiement, on distinguera les robots logiciels autonomes, attendant un événement déclencheur (Unattended), de ceux lancés par un utilisateur (Attended).

Les robots traitent des tâches précédemment réalisées manuellement au sein d’une ou plusieurs équipes : ces bots s’intègrent donc directement dans l’organisation. Toutefois, bien que l’on puisse parler de collaboration entre l’homme et le robot, le process reste et restera bien à la main de l’équipe !  En effet, dans la plupart des cas, il convient de ne pas chercher à traiter 100% des cas ni l’ensemble des exceptions possibles, au risque de complexifier les process plutôt que de les simplifier : la RPA doit rester un outil au service du métier et les processus robotisés doivent être supervisés par un process owner.

En outre, impliquer les équipes IT dès le début du projet sécurise l’implémentation de la solution : leur expérience en conception ainsi que leur connaissance de l’environnement informatique permettent de limiter les efforts de maintenance.

Faut-il choisir la RPA ou opter pour une autre solution ? Quelles questions se poser ?

La solution RPA doit s’inscrire dans une démarche d’optimisation du processus en place et s'adapter à l’écosystème existant. Il convient donc de se poser quelques questions avant l’automatisation du processus.

1.  Cette tâche est-elle encore nécessaire ? Les tâches sont-elles suffisamment standardisées ? Existe-t-il de nombreuses exceptions ? Réfléchir à l’optimisation du processus existant dans une démarche d’amélioration continue permet d’éviter d’automatiser un processus inefficace.
2.  Des changements sont-ils prévisibles dans un horizon court / moyen terme d’un point de vue process et/ou systèmes ? Comme pour tout investissement, une relative stabilité dans le temps est nécessaire pour envisager un retour et limiter les efforts de maintenance.
3.  Peut-on optimiser directement le système ciblé ? Ces modifications vont-elles aboutir à une customisation importante ? Les outils SaaS sont évolutifs mais ils dépendent de la roadmap de l’éditeur. De même, customiser un système de back office peut s’avérer long et coûteux.
4. Existe-t-il une solution d’automatisation standard permettant de couvrir le besoin ? Les solutions spécifiques permettent de gagner du temps mais ne s’intègrent pas forcément à l’écosystème de l’entreprise. D’ailleurs dans le cas d’un système standard de type SaaS, la RPA peut être utilisée pour alimenter les données et effectuer des contrôles de cohérence.

En moins de 5 ans, la RPA est devenue une sérieuse alternative aux solutions proposées jusqu’alors, en automatisant les processus existants et en contribuant à réallouer les tâches opérationnelles aux SI. En prenant en charge le volume de traitement, la RPA est finalement mise au service des collaborateurs, alors à même de se concentrer sur des travaux d’autres natures, souvent à plus forte valeur ajoutée.

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