Piloter la Transformation

quelles clés pour réussir la transformation ?

1. Garder un cap clair : il importe de revenir sans cesse aux fondamentaux de la vision initiale et aux finalités « stratégiques » de la transformation. Il convient par ailleurs de le partager avec l’ensemble des équipes pour que la transformation devienne l’affaire de tous ;
2. Accepter la dimension émotionnelle du changement : face à un projet qui bouscule notre environnement, la première des émotions ressentie est souvent la peur ; il faut se préparer à l’accueillir et à apporter des réponses adaptées, de l’ordre de l’émotion et non du rationnel, il faut donner envie ;
3. Se préparer aux obstacles : il s’agit d’anticiper la complexité, et de savoir appréhender et traiter les risques inhérents aux projets de transformation ;
4. Se donner des outils nécessaires : pour traduire réellement la transformation en pratique, un dispositif complet d’accompagnement du changement doit être mis en place ;
5. Manager pour impliquer : les managers de tous niveaux doivent favoriser l’ancrage de la transformation, tout au long du projet, en identifiant notamment des porteurs de transformation ;
6. Piloter de manière décloisonnée : puisque la transformation est toujours multidimensionnelle, rompre avec le fonctionnement en silo et mettre en place des dispositifs de pilotage projet adaptés est indispensable ;
7. Faire émerger les talents : la transformation est portée avant tout par les hommes et les femmes de l’organisation. Il s’agit ainsi de les accompagner dans la transformation culturelle, permettant l’émergence des talents ;
8. Accepter l’imperfection : la perfection se construit dans le temps, il faut ainsi savoir être agile et ne pas peur d’adapter son plan d’actions.

Une tendance nouvelle : les directions de la transformation 

Comme ailleurs, les mouvements de transformation à l’hôpital sont menés en parallèle du « cœur de métier » alors même que ces transformations modifient le métier. Il s’agit ici de la production de soins, dans un contexte où le sujet de la performance n’est pas épuisé au moins pour les processus supports. Sur le soin, les hôpitaux ont fait des efforts très significatifs ces dernières années (optimisation capacitaire, optimisation des organisations de travail, adéquation des effectifs). Seule une réorganisation majeure des activités de chirurgie et d’obstétrique pourrait modifier significativement la donne (seuils d’activité, nombre d’actes, qualification des équipes) ; elle passe par une redéfinition des autorisations d’activité et une redistribution des effectifs au profit des plateaux techniques plus complets. Cette transformation, systématique est émergente dans ma Santé 2022.

Par définition, la « transformation » ne constitue pas un épisode limité dans le temps ; au contraire, il s’agit d’une démarche devenue permanente, continue, transversale, impliquant l’ensemble de l’établissement. Pour accompagner ces démarches, un nombre croissant d’hôpitaux installent des directions du pilotage de la transformation. Ces directions se sont créées dans les plus grands hôpitaux français avec pour certains des équipes dédiées. Des centaines de projets différents, de toute taille, peuvent être menés simultanément au sein d’un hôpital, portés par des profils différents (médecins, cadres…), souvent peu formés à la gestion de projets. La direction du pilotage de la transformation a pour rôle d’assurer la cohérence entre les projets, d’aider à leur priorisation en vue d’arbitrage, d’assurer une bonne allocation des ressources et si nécessaire de fournir le support méthodologique ad hoc. Elle doit également garantir une communication efficace autour des projets de transformation. La communication autour de l’hôpital est souvent « négative », se concentrant sur les contraintes et les difficultés plutôt que sur les réussites.

Les directions de la transformation ont également un rôle d’animation de la communauté, de susciter l’envie à tous les niveaux. Le circuit de validation des projets est souvent long et peu clair pour les acteurs, n'incitant pas les initiatives provenant du terrain. La direction du pilotage de la transformation peut développer des outils de type une plateforme numérique dédiée à faire remonter et filtrer les initiatives et les projets. Chaque agent peut ainsi remonter des idées, qui sont ensuite analysées et discutées en comité innovation. Ce type de fonctionnement permet une plus grande écoute des acteurs à tous les niveaux, ce qui a un impact positif sur leur implication. Elles sont à la manœuvre en matière d’accompagnement du changement. En étroit partenariat avec la Direction des ressources humaines, la Direction du pilotage de la transformation doit proposer et mettre en œuvre les mesures d’accompagnement aux changements en utilisant la motivation et la responsabilisation comme des leviers majeurs de la transformation.

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