10 conseils pour sécuriser sa clôture semestrielle avec le fast close

Fast close et hard close : des techniques pour optimiser les délais de clôture

Inévitablement, le Covid-19 a et aura des répercussions pour les entreprises tant sur le plan humain et social que sur le plan économique. C’est pourquoi la publication des comptes semestriels a été l’un des premiers outils de comparaison de la santé financière des entreprises : tout du moins, elle a permis de figer une première tendance.  

Afin de répondre au mieux aux objectifs de fiabilité des comptes et d’efficacité des processus, les actions doivent être préparées et les équipes prêtes à faire preuve d’agilité. Il faut donc tâcher d’anticiper.

Bien souvent utilisées pour optimiser les délais de clôture, les techniques de fast close et de hard close ont chaque année leur place à l’approche des clôtures comptables. Leur bon usage repose sur deux points fondamentaux : d’une part, la sécurisation de la qualité de l’information financière, dès son premier enregistrement dans le système comptable, ainsi que la préparation, en amont, du maximum de travaux d’arrêté des comptes.

Etape 1 : Anticiper est la clé de la réussite

Deux mois avant la clôture, il convient de préparer l’arrêté des comptes dès la saisie des premières opérations et d’optimiser le processus de clôture grâce à une revue du calendrier et des instructions de clôture.

1. Nommer un pilote de la clôture, qui puisse assurer principalement un rôle de coordination en temps réel
2. Identifier toutes les partie-prenantes nécessaires à la clôture
3. Comprendre les éventuelles difficultés rencontrées lors des précédentes clôtures
4. Planifier un séminaire de kick off afin de présenter la démarche, de créer une dynamique et d’embarquer les équipes 
5. Mettre à jour le calendrier et les instructions de clôture à partir d’une revue des jalons d’arrêté sur chacun des processus Achats / Ventes / Trésorerie… (techniques du fast close) 
6. Préparer les informations financières en amont et identifier les flux qui pourront être estimés sur une base mathématique (techniques du hard close)

Etape 2 : Fédérer les équipes autour de l’objectif

Un mois avant la clôture, le pilote doit s’assurer de la correcte compréhension de chacun sur ses rôles et responsabilités au cours de la clôture :

1. Mobiliser les équipes et s’assurer de leur engagement à travers la communication des étapes clés attendues lors de la clôture semestrielle
2. Mettre à jour l’outil de tableau de bord de la clôture via des outils type Excel, Sharepoint, BlackLine, Trintech, ServiceNow, ERP Dashboard

Etape 3 : Coordonner le déroulé de la clôture

Pour répondre aux délais imposés par le calendrier de clôture, il convient de définir un plan d’actions simple, efficace et réalisable, pour neutraliser les points de blocage au quotidien.

1. Coordonner le calendrier de clôture à partir d’un rituel journalier 
   • 8h-9h : coordination avec la DSI
   • 9h- 9h30 : coordination avec les comptables
   • 9h30 -10h : coordination avec les parties prenantes
   • 12h : arbitrage sur les solutions de contournement le cas échéant
2. Si nécessaire, aligner et arbitrer les travaux des équipes opérationnelles, RH et SI avec les besoins de la direction financière

La situation actuelle peut être l’opportunité de repartir sur de bonnes bases en mettant en œuvre les bonnes pratiques à adopter ; tant sur le plan organisationnel avec l’optimisation des processus financiers, qu’humain, au travers de la mobilisation des compétences existantes et du développement de l’agilité des équipes. Le succès de cette clôture semestrielle résidera dans la capacité d’anticipation et dans la gestion de toutes les dimensions sollicitées par la clôture des comptes. Plus que jamais, n’oublions pas l’urgence de l’essentiel : identifions le chemin critique de la clôture, anticipons et neutralisons les difficultés, mobilisons les équipes pour tirer le meilleur de leur engagement.

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