Se préparer à la facture électronique : 4 recommandations d’experts

1. Se préparer sans attendre à la généralisation de la facture électronique

Pour l’Etat français la généralisation de la facture électronique permet de répondre à trois objectifs : l’amélioration de la compétitivité des entreprises, la meilleure connaissance des flux inter-entreprises et la lutte contre la fraude à la TVA.  Par conséquent, les structures concernées par la facture électronique devront avoir la capacité de recevoir et d’émettre des factures via un format normé : c’est l’obligation d’e-invoicing. Dans le même temps, elles devront transmettre des informations sur les flux assujettis à la TVA : c’est l’obligation de e-reporting.

Si la facture électronique ne se met en place que progressivement, attention,toutes les entreprises seront concernées dès le 1er juillet 2024. C’est la raison pour laquelle elles doivent d’ores et déjà s’y préparer afin d’être en mesure de recevoir, dès cette date butoir, les factures dématérialisées de leurs fournisseurs. Les entreprises sont soumises à un calendrier progressif de déploiement de l’émission de leurs factures dématérialisées : le 1er juillet 2024 pour les grandes organisations françaises, le 1er janvier 2025 pour les ETI, enfin, le 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et globalement pour l’ensemble des entreprises du pays. Alors un conseil : ne pas tarder !

2. Dresser le bilan de maturité nécessaire à la construction du plan de transformation

A ce jour, les grandes entreprises ont déjà lancé des études en interne afin de réfléchir aux pistes de conformité des flux de facturation. Cependant les architectures informatiques sont parfois complexes et les organisations ne pas systématiquement centralisées, ce qui explique des niveaux de maturité hétérogènes et des schémas directeurs très différents d’une entreprise à l’autre. Si certaines organisations se sont saisies du sujet, d’autres ne sont en revanche pas encore informées de ce changement ni de ses impacts alors même que les flux avec les fournisseurs et clients sont des éléments centraux !

Il est donc urgent que les retardataires dressent un premier bilan de maturité nécessaire à la construction du plan de transformation à mettre en place. Pour ce faire, des dispositifs existent d’ores et déjà sur le marché, avec des méthodologies éprouvées. Il ne faut cependant pas trop tarder, car ces actions prennent du temps et occasionnent parfois le lancement de projets complémentaires, par exemple pour sécuriser les données ou revoir la stratégie d’approvisionnement de l’entreprise. 

3. Anticiper l’impact de la facture électronique bien au-delà des seules directions financières et comptables

La généralisation de la facture électronique impose de changer de paradigme et d’avoir la capacité de traiter 100% des cas d’usage prévus par la réforme fiscale 2024-2026 sur 100% des processus de facturation. Or, si aujourd’hui 76% des entreprises déclarent être équipées d’au moins une solution, seules 46% d’entre elles parviennent à dématérialiser plus de 50% de leur volume total de factures (entrant et sortant).

En ce sens, il est fondamental d’anticiper ce tournant, car les adaptations fonctionnelles, organisationnelles et techniques nécessaires seront nombreuses pour garantir à la fois la mise en conformité règlementaire et l’excellence opérationnelle. En effet la réforme a des impacts multiples sur différents services de l’entreprise : les directions financières et comptables bien sûr, mais aussi les services informatiques et métiers. L’entreprise doit donc s’adapter pour facturer, se mettre en conformité et s’équiper : mais force est de constater que le niveau de connaissance et de préparation des entreprises est à ce jour encore faible en dépit des efforts de communication entrepris.

Au-delà des fonctions impactées en première ligne, les entreprises doivent ainsi prendre en considération la globalité des conséquences de la généralisation de la facture électronique – celles concernant l’organisation et les processus sont les plus facilement identifiables. Recevoir une facture, la traiter correctement dans les délais impartis n’est pas chose si simple, et bon nombre d’entreprises se retrouvent en difficulté pour contrôler et valider la mise en paiement d’une charge. Et si l’acculturation des différents acteurs est nécessaire, il convient de garder à l’esprit qu’elle est, bien souvent, relativement chronophage.

Autre changement, moins évident : puisque les données seront transmises directement à l’administration, les flux de l’entreprise pourront être traités et contrôlés beaucoup plus simplement par l’Etat. En clair, il sera tout aussi facile pour ce dernier d’effectuer ses vérifications – et le cas échéant, de sanctionner – qu’il sera facile pour les entreprises d’effectuer leurs déclarations de TVA. Et le traitement des flux transactionnels n’étant clairement pas le cœur de métier de la grande majorité des entreprises, un retard ou blocage de ces flux pourrait bien mettre à mal la trésorerie et la pérennité de la structure.

4. Recourir à une plateforme partenaire (PDP) pour saisir toutes les opportunités du numérique et de la data

Bientôt, les factures adressées aux clients professionnels français assujettis seront obligatoirement transmises via le portail public de facturation ou par l’intermédiaire d’une plateforme partenaire. Ces plateformes partenaires, appelées PDP, seront les seules habilitées à transmettre aux clients la facture sous format dématérialisé.

Chaque PDP devra être immatriculée par l’administration puis certifiée par un tiers de confiance. Concrètement, la plateforme partenaire extraira certaines données des factures pour les transmettre à l’administration fiscale pour le compte de l’entreprise (ID fournisseur et client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due…). Faire le choix d’une PDP permet de rationaliser ses flux de facturation, mais également d’ajouter de la valeur ! A l’ère de la data, il est en effet possible de tirer profit des données que contiennent les factures pour améliorer les prévisions de paiement, fluidifier les litiges ou contrôler les délais de paiement.

* Selon le dernier « Baromètre de la dématérialisation des factures » réalisé par Generix (octobre 2022). 

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