Gestion des actifs logiciels et analyse de données

L’information financière, comptable, extra-comptable ou simplement opérationnelle doit reproduire fidèlement les opérations économiques qu’elle traduit, nécessitant des systèmes d’information puissants et le plus souvent complexes. Dès lors, leur compréhension et leur maîtrise sont des éléments clés pour l’entreprise, son pilotage, et sa communication financière.

La gestion des actifs logiciels (software asset management)

Les contrats de licences logicielles permettent aux éditeurs de procéder à des audits d’utilisation de leurs logiciels par leurs clients. Ces audits consistent pour l’éditeur à s’assurer que ces derniers, en l’occurrence la Direction des Systèmes d’Information (DSI) le plus souvent, utilise bien le(s) logiciel(s) conformément au contrat. Dans le cas où l’entreprise ne respecte pas le contrat, par une inadéquation entre le nombre de logiciels installés et le nombre prévu au contrat de licences, l’éditeur est en droit de demander un réajustement financier.

Ces contrats de licences étant complexes, notamment par l’intégration de données techniques sur les puissances de calcul par exemple, il est recommandé aux DSI et aux Directions Juridiques de faire procéder à une évaluation de leurs besoins logiciels afin de s’assurer que ceux-ci correspondent aux données contractualisées.

Notre approche permet aux DSI, en amont des contrôles éditeurs, d’évaluer les potentiels écarts entre le déploiement des logiciels et les contrats souscrits.

  

L’analyse de données

Cette technique d’audit permet de détecter des anomalies dans les données d’un processus provoquées par un utilisateur ou par une application.

La mise en œuvre d’une approche d’analyse par les données est un moyen de réponse efficace face à différentes contraintes :

  • volumétrie des données ;
  • multiplicité des applications et des interfaces ;
  • complexité des processus informatisés et des règles de gestion.

Cette approche permet de mieux appréhender les risques des processus en effectuant des tests sur l’exhaustivité d’une population étudiée.

La démarche utilise un certain nombre de contrôles standards adaptés à votre entreprise en fonction de vos contraintes, des objectifs de contrôle visés et plus généralement de vos attentes :

  • recherche d’erreurs et de fraudes par l’analyse du journal des écritures comptables : identification des schémas d’écritures de fraudes, oubli de déduction de TVA ou TVA déduite à tort, personnes non habilitées à la saisie de certains types d’écritures comptables, entre autres ;
  • vérification de la fiabilité du processus des stocks : analyse qualitative - stocks négatifs et doublons par exemple - calcul de la rotation des stocks et mise en relation avec la provision pour dépréciation, vérification de l’équation de stock au niveau de chaque article ;
  • contrôle de l’exhaustivité des appels de facturation : organismes de logements sociaux, associations, notamment.

Au préalable, la prise de connaissance de l’environnement applicatif et des interfaces permet de mieux identifier les données à utiliser.

La mise en place d’une analyse de données, dont la durée est variable en fonction de l’étendue des travaux, généralement entre 1 et 3 semaines, conduit à la formulation de conclusions dans un rapport détaillant les étapes d’analyse.

  

Les autres domaines d’intervention

  

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