Cas client : externalisation de la fonction administrative et comptable

Un acteur majeur à dimension internationale dans le secteur des Médias, doté d’un portefeuille de marques référentes sur l’ensemble de ses canaux de distribution (Presse, Digital et Télévision), a choisi Mazars pour externaliser sa fonction administrative et comptable dans un contexte de réorganisation de la fonction.

Contexte

Le groupe, acteur du secteur Presse et Médias (Chiffre d’Affaires de 200M€), a  fait l’objet d’une restructuration qui a conduit la Direction Financière à externaliser la fonction comptable au 1er janvier 2016. Au cours de l’année 2016, un changement d’actionnaire a généré une incompatibilité d’exercice pour le prestataire comptable qui avait été retenu.

Ce client a donc fait appel à Mazars pour :

  • Reprendre, à compter du 1er octobre 2016, les travaux de l’actuel prestataire et assumer la responsabilité de la production  des comptes au 31 décembre 2016 pour les 16 sociétés du périmètre (Comptabilité Tiers - Clients, Fournisseurs, Notes de Frais, Comptabilité bancaire, Comptabilité générale et analytique (7 axes analytiques), reporting mensuels et clôture annuelle, déclarations fiscales)
  • Mettre à disposition un système d’information dédié au groupe :
    • Logiciel comptable
    • Outil de dématérialisation des factures fournisseurs et workflow de validation
    • Outil décisionnel permettant la production des reporting mensuel par titre, par pôle, par société (social/retraité) et au niveau du périmètre externalisé

  

Challenge

Le challenge était double :

  • Créer l’environnement dédié au groupe (système d’information, process, reprise des données, tests et recettes, formation des équipes) ayant un niveau de complexité avéré, dans un délai extrêmement réduit (entre le 15 juillet et le 30 septembre) pour avoir une plateforme opérationnelle dès le 1er octobre 2016
  • Reprendre la fonction comptable sans qu’il y ait une quelconque rupture dans le traitement de l’information aussi bien vis-à-vis des fonctions internes (contrôle de gestion, trésorerie, ressources humaines, opérations, …) qu’auprès des tiers (fournisseurs notamment)

  

Solution

  • Mazars a mis en place une solution opérationnelle à la fois flexible, sécurisée et attractive permettant de maintenir les activités de pilotage, de contrôle de gestion et de gestion de trésorerie chez le client et de prendre en charge les travaux liés au périmètre externalisé
  • Un contrat d’externalisation d’une durée de 3 ans a été conclu avec un engagement sur des résultats définis. Celui-ci s’apprécie au travers des niveaux de services définis contractuellement (Service Level Agreement) déclenchant des bonus / malus en fonction de l’atteinte des objectifs
  • Une réduction progressive des honoraires sur les années 2 et 3 est également prévue contractuellement. Celle-ci résulte de la mise en place d’une démarche de progrès permettant d’améliorer la performance de la fonction (meilleure efficacité des systèmes et des process tout en réalisant des économies de coûts)

  

Impact

Grâce à l’application d’une méthodologie spécifique adaptée au métier de l’externalisation, à un savoir-faire résultant de l’expérience acquise, les équipes de Mazars (ayant une double expertise d’opérateur d’externalisation comptable et de conseil) ont démontré leur capacité à :

  • Mettre en place dans un délai de 2 mois un nouvel environnement complexe (système, organisation, équipe), sans rupture de service, opérationnel pour le 1er octobre, date de début de l’exploitation
  • Prendre en charge l’ensemble des travaux du périmètre externalisé et être considéré, dès le début de la prestation, comme le service comptable du client