Faire du pilotage de son contrat Factor via la comptabilité une source de financement endogène

Par Marie GANDOUET, Consultante Experte-Comptable et Pauline PHILY, Consultante Experte-Comptable mémorialiste
Mis à jour le 17/04/2020

Compte tenu du ralentissement économique lié à la crise sanitaire, les organisations cherchent des sources de financement nouvelles pour sécuriser leur pérennité financière, dans un contexte compliqué et pour faire face à un avenir incertain. Optimiser le processus de cession de créances, au travers de la fiabilisation de la donnée comptable, constitue justement une source de financement endogène. En effet, le pilotage opérationnel et comptable du poste client factorisé est une clé pour maximiser le taux de financement à court terme ; obtenu de son Factor. Et donc un moyen de mieux maîtriser son BFR.

Le recouvrement des créances, enjeu stratégique de la maîtrise du BFR

Le processus de recouvrement des créances a non seulement des impacts cash à court terme, mais concourt également au maintien de relations commerciales de qualité avec ses clients. Pour bénéficier de financement à court terme, certaines entreprises optent pour la factorisation de tout ou partie du poste client ; cette factorisation doit être pilotée à la fois pour sécuriser l’encours client financé, mais également pour garantir un recouvrement efficace et un niveau de liquidités élevé.

Pour maximiser le taux de financement du poste client factorisé, les impératifs suivants restent valables en période de crise Covid-19 :

  • obtenir un financement à court terme pour les créances cédées chaque semaine,
  • maintenir un haut niveau d’efficacité du processus de recouvrement,
  • fiabiliser l’affectation des encaissements clients,
  • piloter à un rythme hebdomadaire l’encours factorisé à l’aide d’indicateurs et de tableaux de bord adaptés et fiables.

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Afin de maximiser le financement obtenu de son Factor, cette période de crise oblige à revoir complètement leur processus de cession de créances à son Factor.  Ce projet doit être mené de concert par la trésorerie et la comptabilité, en lien avec les équipes du Factor assurant la gestion du contrat.

Etat des lieux du contrat avec le Factor :

  • analyse du taux de financement et du poste clients,
  • cartographie des échanges opérationnels,
  • identification des anomalies de gestion limitant le financement,
  • revue des schémas comptables, de leurs impacts sur les soldes comptables, et sur la qualité du lettrage,
  • éventuelle mise en place opérationnelle d'un nouveau contrat avec un nouveau partenaire financier.

Pilotage du Factor via la comptabilité :

  • cadrage des positions comptables,
  • fiabilisation des schémas comptables,
  • mise en place de comptabilité miroir,
  • préparation de fichiers de comptabilisation automatique des écritures périodiques,
  • remédiation du processus de lettrage et contrôle de l'antériorité.

Optimisation du financement :

  • mise en place et suivi d'indicateurs de performance,
  • dénouements de réserves historiques via des analyses adhoc réalisées de concert par la comptabilité clients et les interlocuteurs du Factor,
  • revue critique des écarts de règlements des clients (déduction d'escomptes, débits d'office, etc.).

Sécurisation du processus avec une vision long terme :

  • formation des équipes comptables,
  • cartographie du schéma cible des opérations (gestion et comptable),
  • écriture de modes opératoires,
  • mise en place des contrôles périodiques à réaliser,
  • analyse et mise en place du dispositif de contrôle de la donnée.

Le contexte actuel doit rendre les organisations plus critiques sur leurs contrats existants ; il est plus simple de faire appliquer correctement un contrat déjà en cours, que de négocier un nouveau contrat pendant la période de confinement. Le pilotage de son contrat Factor par la comptabilité, est un excellent moyen d’obtenir une double réussite :

  • obtenir des liquidités rapidement et sans coût supplémentaire auprès d’un partenaire historique,
  • fiabiliser les positions comptables, ce qui permettra d’anticiper la reprise avec des informations comptables et financières sécurisées.

En cette période complexe pour les organisations et leurs équipes comptables, chacun appréciera ces succès petits ou grands : tant en impact cash et trésorerie, qu’en qualité comptable.