Déconfinement : quels défis sur l’immobilier de bureau ?

Par Claire Gueydan-O’Quin, Associée responsable du Conseil Immobilier chez Mazars et son équipe, Morgan Iafrate et Marie Olivier, consultants.
Mis à jour le 11/06/2020

Dans notre article Repenser sa stratégie immobilière post-Covid , nous avions dressé les challenges du travail en confinement et les interrogations associées sur le plus long terme. Plus de deux semaines après le déconfinement, de nombreux témoignages évoquent le retour au bureau et les perspectives en matière de modes de travail et de consommation de surfaces. Le test grandeur nature du travail à distance ainsi que les stratégies prudentes de retour au bureau face au virus laissent des traces organisationnelles conséquentes. L’heure est à la prise de recul et aux questionnements pour la majorité des entreprises.

Le déconfinement, un casse-tête opérationnel

Bien que certains secteurs (restauration, hôtellerie, spectacle) ne soient pas encore revenus à la normale de leur fonctionnement avant crise, nombre de professionnels ont pu retrouver leur lieu de travail dès le 11 mai : les professionnels de la construction, coiffeurs, fleuristes et plus généralement les retailers, à l’exception des complexes commerciaux majeurs. Dans le secteur tertiaire, l’heure du retour au bureau a également sonné, les entreprises se préparent à accueillir leurs collaborateurs dans le respect des mesures sanitaires.

Globalement, la réussite du déconfinement réside en partie dans le juste équilibre entre reprise de l’économie et prévention face à la contamination. A la fin du mois de mai, 70% des actifs rompus au télétravail n’avaient pas encore repris le chemin du bureau. Conformément aux directives gouvernementales, la majorité des entreprises pouvant faire perdurer le travail à distance a continué à en faire usage au-delà du 11 mai, tout en rendant possible un retour dans leurs locaux à titre exceptionnel.

Dans tous les cas, le retour au bureau est synonyme de mesures d’hygiène et de distanciation sociale indispensables : un casse-tête opérationnel pour les directions de l’immobilier et de l’environnement de travail. Dès l’arrivée dans les locaux, le filtrage est de mise et se double généralement d’un étalement horaire pour éviter tout rassemblement, notamment au point de distribution des kits de protection individuels. Les espaces de travail, en particulier de réunion, ont bien souvent dû être réaménagés de manière à permettre une distance convenable entre les postes.

Outre l’hygiène, la gestion des flux au sein des bureaux est un sujet crucial pour limiter le risque sanitaire. Entre la modération par étage, la présence alternée des Business Units ou le développement d’applications destinées à faciliter le respect des mesures gouvernementales (déclaration préalable de présence dans les bureaux, réservation d’un poste, etc.), toutes les solutions sont mises en œuvre pour contrôler la fréquentation et éviter la « surdensification » des espaces.

Lorsque les locaux ne sont pas à même de satisfaire les exigences imposées en matière de sécurité, certaines entreprises débordent sur des tiers-lieux. Une pratique qui endiguera la baisse de fréquentation des espaces de coworking en Europe (9,5% de la demande placée fin 2019 à seulement 5% au premier trimestre 2020). Là aussi les business models sont en cours d’ajustement, temporairement au moins, avec un concept du nomadisme au travail en évolution.

Une fois les questions d’organisation des espaces arbitrées, le retour au bureau permet d’adresser la question du lien social, qui pourrait s’être détérioré lors du confinement. Dans ce deuxième temps, les règles, même de distanciation stricte, risquent, elles-aussi, d’aseptiser partiellement le relationnel au bureau. Quelques semaines devraient donc suffire à chacun pour se forger un avis et savoir si le lien social est effectivement plus fort lors d’une discussion au travers de masques, à un ou deux mètres de distance, plutôt qu’en visio-conférence.

La fréquentation très limitée des bureaux est aussi synonyme de coûts d’exploitation par salarié présent plus importants. Plus de m² par individu, mais aussi des besoins renforcés en nettoyage ou encore quant à la restauration d’entreprise, en sous-régime. Bien que les entreprises s’accordent déjà sur des premières meilleures pratiques, la tâche n’est pas aisée et un retour d’expérience à plus long-terme sera nécessaire. Il permettra notamment de souligner une potentielle amélioration de la qualité de vie au travail pour les salariés et/ou un accroissement de la productivité des entreprises, comparés à l’expérience 100% dématérialisée du confinement.

Sans être une nouveauté, l’évolution des aménagements de bureaux se trouve déjà renforcée. Flex-office, desk-sharing, open-space et tiers-lieux sont des concepts au service de la flexibilité des locaux d’entreprises apportant à la fois facilité d’organisation et bonne répartition des salariés. Bien que l’open-space soit, de prime abord, peu compatible avec les 4m² nécessaires à chaque poste, les directions immobilières s’organisent pour tirer le meilleur parti des espaces. Cette flexibilité peut être un atout dans la définition de la stratégie d’accueil des travailleurs en cette période, sans pour autant transformer totalement leurs habitudes.

Des entreprises de plus en plus ouvertes aux nouveaux modes de travail

Selon l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT), le travail à distance concernait 7% des salariés avant le confinement. Ce chiffre est monté à 30% durant la crise. Une évolution à laquelle la majorité semble favorable mais qui, pour durer, devra être accompagnée et encadrée.

On constate notamment que seules 12% des entreprises expliquent avoir éprouvé des difficultés à mobiliser les salariés en télétravail lors du confinement, et que 74% d’entre elles souhaitent maintenir une forme de télétravail après la crise sanitaire.

En ayant une vision plus long terme de leurs modes de travail, certaines entreprises ont probablement voulu apporter une réponse à cette problématique et inventer plus globalement leur rapport futur à l’espace de travail. C’est le cas de Google et Facebook qui ont décidé de retarder le retour au bureau de 145 000 personnes à horizon 2021, une solution plus extrême pour traiter la complexité du déconfinement.

Autre approche pour Twitter qui annonce un recours illimité au télétravail dans la durée dès lors qu’une présence au bureau n’est pas requise dans la fiche de poste du salarié. Moins radicalement, Xavier Chereau, Directeur des ressources humaines du groupe PSA, ambitionne, en moyenne, une journée à une journée et demie de travail présentiel par semaine. Une approche en faveur de la flexibilité et de la durabilité, vecteur d’efficience à ses yeux.

Le sillon laissé par ces groupes majeurs pourrait inciter et convaincre nombre d’entreprises désireuses d’associer travail et flexibilité, tout en rationnalisant l’occupation des bureaux pour en réduire les coûts. Alors que certains voient quantité d’atouts en ce mode de travail (meilleure concentration, gestion plus autonome de la séparation vie privée/vie professionnelle, meilleure relation avec leurs collègues, réduction de l’empreinte carbone et des coûts de structure), d’autres émettent plus de réserves, invoquant notamment une perte de cohésion, un manque de créativité, une complexité de connexion à distance, un risque d’isolement et un temps de travail journalier allongé. Dans la construction de cet après, les bénéfices et limites du travail à la maison rapportés par les salariés et observés par les entreprises seront déterminants pour arbitrer le recours au distanciel dans la durée.

L’avis contrasté des télétravailleurs sur ce mode de fonctionnement n’est pas la seule limite que les entreprises peuvent rencontrer. En effet, celles-ci ont eu recours massivement et précipitamment au home office. Le distanciel a mécaniquement entraîné une augmentation de 50% de l’usage des vidéo-conférences. Cette banalisation du digital a ainsi mis en avant les difficultés à fournir une connexion sécurisée, la technicité du sujet de la cybersécurité en entreprise et parfois l’absence de PCA ou PGC. Ce manque peut représenter un risque considérable, en atteste l’augmentation de 667% des tentatives d’hameçonnage pendant la crise du Covid-19.

Autre questionnement à l’ordre du jour : si les coûts afférents aux espaces de bureaux sont revus à la baisse, une partie, au moins, en sera reportée sur le salarié : au travers des repas pris à domicile, de l’électricité, de l’accès à Internet, de l’équipement d’un poste de travail décent et éventuellement des mètres carrés y étant associés. La pérennisation du home office passera donc certainement par la valorisation de ce report de charges sur le salarié, induisant un mouvement d’amélioration de l’habitat, pour être compensée en partie ou totalement par l’entreprise (prise en charge directe, enveloppe annuelle, répercussion sur le salaire, etc.).

En bref, pour être fructueux, le changement doit découler d’une volonté commune des salariés et de l’exécutif. Comme toute démarche exploratoire, elle doit idéalement être itérative, concertée et accompagnée ; menée dans une logique globale et dans un contexte délicat, avec une mesure d’impact sur la politique RSE dans toutes ses dimensions, sur l’organisation, l’attractivité, les coûts et le noyau dur qu’est la culture d’entreprise. Un défi passionnant !

Sources :

  1. « Quelque 30 % des salariés en télétravail devraient reprendre le chemin du bureau cette semaine » https://www.businessimmo.com/contents/118686/quelque-30-des-salaries-en-teletravail-devraient-reprendre-le-chemin-du-bureau-cette-semaine
  2. Etude Xerfi, 05 Mai 2020 : « Les entreprises face à la crise du Covid-19: enquête auprès des dirigeants »
  3. ecommercemag.fr
  4. Télétravail jusqu'à la fin de l'année chez Google et Facebook : https://www.capital.fr/entreprises-marches/teletravail-jusqua-la-fin-de-lannee-chez-google-et-facebook-1369589
  5. PSA fait du télétravail la règle, pas l'exception : Les Echos du 07 Mai 2020
  6. Télétravail : une révolution à encadrer : Les Echos du 14 Mai 2020
  7. L’Argus de l’assurance, 24 avril 2020 : « Les cyberattaques se multiplient avec le télétravail »
  8. Etude Xerfi, 05 Mai 2020 : « Les entreprises face à la crise du Covid-19 : enquête auprès des dirigeants »
  9. L’Argus de l’assurance, 24 avril 2020 : « Les cyberattaques se multiplient avec le télétravail »     

    PCA : Plan de Continuité d’Activité
    PGC : Plan de Gestion de Crise