Circulariser ses clients et ses fournisseurs au 30 juin 2020, un bon alibi pour déclencher des opportunités commerciales

Par David Dogimont, Associé Expert-Comptable, et Marie Gandouet, Experte-Comptable.
Mis à jour le 23 juin 2020.

Quelques semaines après le déconfinement et alors que le retour au bureau n’est encore que partiel, beaucoup d’entreprises découvrent un certain flou artistique dans la qualité des positions bilantielles de leurs créances et dettes : auparavant, les factures se promenaient entre bureaux et tiroirs, désormais c’est plutôt entre boîtes aux lettres physiques et numériques. Or, faire un point de situation ou muscler sa « clôture semestrielle » au 30 juin 2020 peut justement être l’occasion de demander à ses différents partenaires, des confirmations de solde comptable. Rien ne sert en effet d’attendre la clôture annuelle de cette année particulière pour mettre en évidence des écarts préjudiciables pour la qualité comptable et donc la vue financière. Cet échange avec un alibi comptable, doit être l’occasion de créer ou recréer des liens commerciaux avec ses partenaires, et de créer des opportunités de développement et de croissance pour la partie clients. Sur le cycle fournisseurs, d’autres enjeux existent également avec des pistes d’optimisation intéressantes.

Cadrer et apurer ses positions bilantielles clients et fournisseurs

Cadrer d’abord…

C’est la première étape, et il faut se poser les bonnes questions :

  • Suis-je à jour de mes rapprochements bancaires ?
  • De quand date ma dernière révision des comptes de suspens et acomptes divers et variés ?
  • La position de mes comptes clients est-elle exacte ?
  • Les lettrages sont-ils exhaustifs ?

…contrôler ensuite

Dans un second temps, il est nécessaire de prendre du recul et d’analyser la situation en tenant compte du contexte actuel :

  • Le solde clients est-il en adéquation et en accord avec la réalité économique ?
  • Y aura-t-il des prestations ou des annulations ?
  • Dois-je émettre des avoirs, si oui, sont-ils obligatoirement synonymes de remboursements ?

C’est aussi l’occasion de contrôler la solidité de son client pour anticiper des non-règlements, et mettre en œuvre des actions de recouvrement adaptées pour obtenir des accords d’échéanciers de paiement réalisables et acceptables.

Clients / fournisseurs, même combat

Les sujets et écueils comptables sont très similaires sur ces deux grands postes de comptabilité auxiliaire :

  • lettrage des comptes et validation des acomptes versés et reçus,
  • mise à jour et réduction des bases tiers, à des partenaires actifs et qualifiés,
  • vérification de la pérennité économique en amont de la création d’un partenariat,
  • maîtrise des règlements et des délais de paiement, avec la demande d’escomptes à ses fournisseurs en cas de règlements anticipés si la trésorerie le permet, et au contraire l’accord de facilités de paiements à ses clients lorsqu’on est en situation de fournisseur.

… pour un enjeu double de cette étape de cadrage et de mise en qualité comptable

La qualité intrinsèque de la comptabilité doit être surveillée afin de procéder par exemple aux rattrapages de lettrages historiques erronés, puisqu’ils peuvent conduire à des blocages de comptes et une difficulté exponentielle de résolution d’anomalies très anciennes. Les conséquences impactent notamment  :

  • le cash : en tant que client et en tant que fournisseur, il y a toujours des conséquences cash sur des positions bilantielles non dénouées (TVA notamment mais pas uniquement),
  • le résultat : les dénouements bilantiels peuvent permettre de créer des impacts résultats conséquents en profit ou perte, avec une situation financière de 2020 qui doit pouvoir être analysée avec des chiffres exhaustifs pour préparer l’avenir.

Notre article « Le tryptique des 3C : Cash, Covid-19, Compta  » détaille ce sujet précis.

Sécuriser et optimiser son processus fournisseur

Au-delà des process et particularités internes, des règles génériques s’appliquent à toutes les entreprises, et concourent à une fluidité entre les différents acteurs économiques : les articles 242 nonies A du code général des impôts et L441-9 du code de commerce précisent ces éléments indispensables pour qu’une facture fournisseur soit jugée conforme. Ces éléments peuvent faire l’objet de rappel sur la circularisation auprès de vos fournisseurs afin de garantir que leurs factures répondent – dès la première transmission – aux exigences légales.

De la même façon, cette circularisation doit permettre de rappeler les conditions internes pour accepter les factures : vous les avez peut-être déjà indiquées dans vos conditions générales, mais les écrire à nouveau peut aider à limiter les échanges avec vos fournisseurs : données opérationnelles attendues, modes de transmission acceptés, etc.

En effet, les leviers se multiplient pour optimiser le processus fournisseur en s’appuyant sur le réglementaire :

  • A l’automne 2019, le numéro de bon de commande devenait une mention légale obligatoire, ce qui permet aux entreprises de faciliter les rapprochements automatiques des factures scannées avec les bons de commande informatisés (pour celles déjà outillées). Pour les autres, c’est un moyen d’améliorer immédiatement le ROI d’une migration vers la dématérialisation pour le processus P2P, et donc d’envisager enfin, un plongeon dans le grand bain du digital.
  • L’article 153 de la loi de finances pour 2020 du 28 décembre 2019 , précise par ailleurs que "Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l'administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée […]". Si beaucoup de questions restent ouvertes, compte tenu du calendrier de mise en œuvre qui pourrait être chamboulé par la période, l’objectif d’ici 2025 est bien de sécuriser les opérations de TVA collectée et déductible, par le biais d’une transmission électronique généralisée des factures entre assujettis.

Se positionner auprès de ses clients comme un partenaire privilégié

Circulariser comptablement, est un bon alibi pour créer et entretenir le lien commercial auprès de ses clients ; en rappelant par exemple les offres commerciales en lien avec la période, en étant à l’écoute et souhaitant un bel été à ses contacts. C’est le moment d’utiliser des moyens économiques et rapides, pour leur rappeler qu’on est un partenaire qui compte !

Quelques astuces :

  1. Confier l’envoi des mails de circularisation aux responsables de comptes clients opérationnels, et personnaliser les échanges avec tous les clients – et non pas simplement les clients « VIP » comme cela peut être fait en général. La qualité des relations humaines dans les échanges professionnels est de plus en plus appréciée et attendue des clients, c’est pourquoi les soft skills des commerciaux doivent plus que jamais être déployés auprès de chaque client : a priori, peu d’entreprise auront le luxe de choisir leurs clients dans les prochains mois.
  2. Proposer des modes de transmission de factures qui faciliteront le travail des équipes comptables clients afin de ne pas créer d’irritants chez les partenaires, et de s’assurer des paiements dans les meilleurs délais.
  3. Mettre en avant la simplicité de son processus fournisseur pour être plébiscité comme un client à qui il est possible d’octroyer des conditions particulières, grâce à une relation administrative simple et efficace.
  4. Anticiper la stratégie de ses partenaires pour être un fournisseur « vitrine », par exemple avec des contrats cadre RSE.

Le directeur comptable et financier doit travailler de concert avec les opérationnels pour définir une stratégie de communication avec les partenaires de l’entreprise : celle-ci doit être efficace d’un point de vue comptable et pertinente pour préparer l’avenir. Cette période commerciale singulière peut être l’occasion de développer de nouveaux binômes opérationnel & finance pour les rendez-vous commerciaux. En effet, les équipes comptables et financières aideront les opérationnels à définir les partenaires à privilégier, avec des notions de coût complet de la relation commerciale. Les néobanques sont les premières à avoir surfé sur les notions de simplicité, de gain de temps et d’argent pour l’utilisateur particulier puis le professionnel, les besoins des sphères personnelles et professionnelles étant de plus en plus alignés. De la même façon que pour leurs banques, dans un avenir à la fois digital et mouvant, les entreprises vont désormais étudier les coûts cachés liés aux modalités de facturations et aux échanges administratifs et financiers, et ce pour l’ensemble de leurs partenaires. Circulariser, c’est se rassurer sur ses positions, contrôler sa situation mais aussi (re)créer un lien et s’ouvrir des opportunités.

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