Un double objectif cash et résultat pour réussir sa clôture du 30/06/2020

Par Eric Fonta, Associé Expert-Comptable, et Marie Gandouet, Experte-Comptable
Le 02 juin 2020.

Le calendrier de reprise d’activité des entreprises est accompagné pour les équipes comptables, de la préparation de la clôture au 30 juin 2020. Que leurs activités aient été arrêtées, ou au contraire qu’elles aient été intensifiées avec la crise sanitaire, les équipes comptables vont vivre une situation singulière au 30 juin 2020, avec des repères et des points de comparaison inexistants. Leurs enjeux seront différents, mais l’investissement sur la clôture du 30 juin doit être appréhendé avec beaucoup de similitudes, avec des équipes susceptibles d’être atteintes par le contexte covid-19.

Questionner l’ensemble des habitudes de clôture

La période est propice à refondre l’ensemble des habitudes et former les comptables à des pratiques agiles et pragmatiques : ils doivent impérativement être orientés sur la recherche de cash et de résultat avec des réflexes de bon sens pour l’ensemble de leurs travaux. En fonction des entreprises, les enjeux peuvent être de nature différente :

-          Un fort turnover peut générer un manque de questionnement sur les sujets les moins connus ou les plus techniques, car le temps disponible des équipes est utilisé pour réaliser les tâches courantes et réussir 80% des éléments principaux d’une clôture de mi-année.

-          Un turnover au contraire trop faible, peut être synonyme d’une faiblesse sur la prise de recul sur ce qui est supposé maîtrisé, et donc augmenter le risque d’erreur dû à la permanence de méthodes erronées.

Dans tous les cas, il est primordial de ne pas prendre de décision hâtive qui aurait pour conséquence l’abandon de bénéfices potentiels cash et comptables, sans une analyse tierce approfondie. L’avenir est incertain y compris pour d’éventuelles bonnes surprises comptables. Par exemple, il n’est pas judicieux d’enregistrer des pertes pour créances irrecouvrables sans avoir tenté toutes les justifications possibles pour dénouer des situations litigieuses en étroite collaboration avec les équipes business ; c’est également la période de l’avènement du sens relationnel dans les échanges professionnels, il est donc judicieux de doubler l’ensemble des communications écritures par des appels téléphoniques, souvent plus efficaces pour obtenir des résultats significatifs et rapides.

La réussite de la clôture du 30 juin passera par un questionnement approfondi et un esprit critique aiguisé : à côté de quoi avons-nous pu passer pendant cette période, au cours de laquelle nous étions concentrés sur des sujets d’urgence et inédits ? Les discussions informelles à la cafétéria ou à la cantine, étaient un vecteur clé de transmission d’informations interservices, qui permettaient souvent de véhiculer les impacts globaux de l’évolution du business : avec la distanciation professionnelle, comment provoquer ce partage d’éléments clés pour obtenir la meilleure vision d’ensemble de l’organisation ? La cartographie de l’ensemble des flux de l’organisation est une des pistes pour sécuriser ce sujet.

Cartographier les flux opérationnels et les impacts financiers des contrats avec les partenaires (fournisseurs, clients, banques)

Cette représentation des flux de l’entreprise doit s’accompagner du référencement des paramétrages automatiques des outils (et notamment dans SAP), et de la périodicité de leur mise à jour. Au-delà de la vérification de leur adéquation avec les derniers contrats et réglementations, il est crucial de s’interroger sur la pertinence de certaines automatisations dans le contexte d’activité singulière des derniers mois : en effet, peu d’entreprises auront des données comparables dans leurs historiques d’activités. Les équipes financières doivent donc réapprendre à analyser le business, et des binômes forts doivent être créés entre les opérationnels et les financiers pour appréhender différemment les opportunités de la période.

Auprès de ses fournisseurs, et de façon contrintuitive, il peut être intéressant d’envisager l’augmentation de son volume de stocks comme un gain à moyen terme : c’est bien entendu à envisager en fonction de son activité et des perspectives de marché, au regard de la trésorerie disponible et des possibilités de stockage. Mais actuellement, de forts enjeux de réductions tarifaires chez certains fournisseurs, à coupler avec des RFA à obtenir périodiquement, peuvent être source d’optimisation de la marge pour l’exercice 2020. Il s’agit de piloter les réductions immédiates à très court terme mais également à moyen terme avec des seuils de remises annuelles à anticiper. Des tableaux dédiés aux achats des fournisseurs principaux sont à mettre en place pour maximiser les gains sur les achats : ces tableaux existaient peut-être en amont de la crise, mais ils doivent être revus pour intégrer des volumes et des montants d’activité bien différents, avec des benchmarks inexistants pour une année tronquée. Ce raisonnement est également valable auprès de fournisseurs de services qui intègrent des remises annuelles dans leurs contrats, où parfois un achat de quelques dizaines de K€ supplémentaire permet de dépasser un palier et faire bénéficier d’une remise de plusieurs centaines de K€.

De la même façon, il faut apporter une vigilance particulière sur les RFA et escomptes à consentir à ses propres clients, ainsi que les provisions à enregistrer au 30 juin 2020, en fonction d’informations contractuelles actualisées. Là aussi les comparatifs habituels n’aideront probablement pas les équipes financières ; chaque demande de RFA, ou déduction d’escompte de ses clients doit être très bien documentée au regard des derniers contrats et dernières ventes, afin de s’assurer de leur véracité avant de débloquer les sommes ou valider les déductions, et ce toujours avec un regard analytique et critique des équipes financières et commerciales. Plus que jamais, la confiance dans les outils n’exclut pas le contrôle par les métiers !

Les frais bancaires sont un sujet habituellement connu des équipes comptables et trésorerie : mais des mouvements bancaires inhabituels peuvent avoir été vécus par les entreprises pendant les dernières semaines. Il est important de se référer aux contrats pour s’assurer de leur correcte prise en compte dans la facturation bancaire mensuelle ou trimestrielle. Par exemple, les virements de trésorerie entre sociétés du même groupe ne sont généralement pas taxables au chapitre « commissions sur mouvements ».

Sécuriser son processus de vente et de facturation

Enfin, la clôture semestrielle pourrait mettre en exergue des faiblesses dans certains processus opérationnels. Le processus Clients devient incontournable et nécessite plus que jamais d’être renforcé. Il peut être sécurisé grâce à une veille sur la solvabilité de ses clients, afin de s’assurer de pouvoir encaisser le produit de ses ventes : quelle que soit la taille des entreprises, elles n’étaient pas forcément habituées, hors période de crise, à réaliser ce type de vérifications. Afin d’éviter des défaillances en cascade, il est préférable de créer un process adhoc le plus tôt possible lors de la reprise d’activité, ou de se faire accompagner par une société spécialisée en risque client.

Ensuite, facturer c’est bien, mais se faire payer c’est mieux ! Il faut plus que jamais être irréprochable sur l’émission des factures de vente : non seulement leur émission doit être cadencée - la comptabilité doit s’en assurer via les interfaces de gestion - mais les factures émises doivent pouvoir également être facilement mises en paiement par les clients. Pour cela, l’ensemble des mentions légales (*) doivent être systématiquement présentes, mais aussi et surtout, l’ensemble des informations opérationnelles qui simplifieront le travail des équipes comptables de ses clients pour mettre en paiement les factures (références contrat ou bon de commande, nom de l’interlocuteur, …). C’est le moment d’être solidaires entre administrations de ventes et services comptables des entreprises, et de se mettre à la place du destinataire.

 

Le directeur comptable et financier doit plus que jamais apporter un regard critique aux informations transmises par les opérationnels : il doit rappeler les fondamentaux à ses équipes, pour les sécuriser et les aider à trouver des gains de trésorerie et de résultat dans leurs process de gestion. Poches de trésorerie au bilan, niveaux de stocks, remises sur volumes d’activité (RFA), escomptes, facturation irréprochable et recouvrement de créances clients, … tous ces sujets vont prendre des tournures inhabituelles avec la rupture ou l’accroissement d’activité liée à la crise sanitaire. Afin de sécuriser les impacts dans les comptes bancaires et comptables, et ce quel que soit le niveau d’ancienneté des équipes comptables et contrôle de gestion sur leur poste, il est important d’être particulièrement vigilant sur les travaux menés lors de cette clôture semestrielle si particulière.

 

(*) : Article 242 nonies A du code général des impôts et L441-9 du code de commerce

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