Suivi de gestion : le choix des informations !

La bonne information de gestion est résolument celle qui permet de connaître le fonctionnement de son entreprise au regard d’un objectif, et qui peut être obtenue dans des délais et à un coût raisonnables.

Chacun sa recette

Pour une entreprise artisanale du bâtiment, par exemple, le suivi de gestion  peut être très variable d’un chef d’entreprise à l’autre. Certains  se contentent de quelques chiffres, là où d’autres s’appuient sur des logiciels et des services de conseils extérieurs.
Lesquels ont raison, et s’en trouve gagnants ? Comme dans Alice aux pays des merveilles « Tout le monde a gagné ! », si chacun de ces dirigeants obtient les chiffres qui ont du sens à ses yeux afin de suivre la gestion de son entreprise.
Il n’y a rien de plus dommage qu’un dirigeant qui se laisse imposer par un conseil ou un logiciel les chiffres clés de son suivi de gestion. Par chiffre clés, il faut comprendre les quelques chiffres qui synthétisent la situation de l’entreprise.

Optimisation du système d'information

Un bilan, une situation comptable vous donnent une idée très précise de la situation de votre entreprise et de ses performances sur une période donnée. En revanche, le document est assez long à obtenir et assez onéreux à faire réaliser. Mais les données les plus pertinentes peuvent aussi être quantitatives, comme le nombre de devis acceptés, les quantités de matières utilisées, le pourcentage de devis acceptés vis à vis des devis réalisés, les postes de créances clients vis à vis des dettes fournisseurs …Chaque chef d’entreprise connaît les quelques chiffres clés qui lui parlent et lui permettent de savoir où l’entreprise en est.

Le rôle d’un conseil extérieur, notamment de l’expert-comptable, est donc de fournir au chef d’entreprise ces données en mettant en place un système d’information fiable, rapide, régulier donc peu onéreux. Le conseil doit également savoir suggérer des données qui représentent l’activité globale de l’entreprise : données sur la production mais aussi sur les résultats de l’action commerciale ou la trésorerie.

Quelques chiffres bien choisis suffisent pour suivre la gestion d’une entreprise : cinq chiffres clés sont suffisants dans la plupart des cas,  quelle que soit la taille de l’entreprise. Pour que quelques chiffres fournissent une vraie indication sur la gestion, ces derniers doivent pouvoir être comparés avec une prévision. Il est donc indispensable de réaliser un budget prévisionnel de l’exercice étudié.

Budget prévisionnel

Ce prévisionnel exprimera de manière chiffrée la stratégie du chef d’entreprise. Il ne  saurait donc se réduire à un simple « copier-coller » du bilan de l’exercice précédent. De fait, l’entreprise réalisera très probablement des investissements nouveaux, fera varier sa masse salariale, ses frais ou tout simplement connaîtra une évolution dans la motivation ou les ambitions du dirigeant…

Pour construire ce budget prévisionnel, il est logique de calculer dans un premier temps les charges fixes. Sur cette base, l’artisan déterminera le chiffre d'affaires et les charges variables nécessaires pour réaliser le bénéfice espéré.

Cette analyse du chiffre d'affaires à réaliser est déterminante. Peut-on en fonction du marché, de ses moyens de production, des heures de travail salarié dont l’entreprise dispose, produire et vendre les produits et services prévus? Cet examen « analytique » du chiffre d'affaires prévu est vital pour construire un budget global réaliste.

L'optimisme comme le pessimisme sont à ce stade les ennemis du budget prévisionnel. L'optimisme pousse à faire des erreurs. Le pessimisme pousse à ne rien faire.

Un budget prévisionnel ne s’arrête d’ailleurs pas à ce premier jet. En fonction des arbitrages de charges et de l'examen analytique du chiffre d'affaires, une seconde, voire une troisième version doivent être réalisées. C'est là tout l'intérêt du budget prévisionnel : susciter la réflexion.

Suivi des KPI

Une fois que la stratégie du dirigeant est ainsi traduite dans un budget prévisionnel, cette stratégie peut enfin être déclinée en chiffre clés à suivre afin de vérifier sa réalisation. Durant ce suivi, si les chiffres clés  ne correspondent pas aux prévisions, et si le budget prévisionnel devient impossible à respecter, un temps de réflexion s’impose. Nous parlons de tableau de bord car, dans ce cas, comme dans un cockpit ou dans une voiture, un voyant s’est allumé pour signaler un risque.

Pour donner un exemple concret d’indicateurs, dans le bâtiment, les cinq chiffres clés les plus utilisés sont le chiffre d'affaires, la matière première, les coûts d'entretien, les frais de déplacement, le nombre de semaines de travail à réaliser.

Ces chiffres clefs doivent être faciles à obtenir. Pourtant, s'il faut calculer un stock tous les mois pour trouver un indicateur, le poids du travail ne sera-t-il pas trop lourd ? L’indicateur doit, certes, avoir du sens mais il doit également être facile à déterminer. Perdre du temps à le déterminer génère un coût, et ce coût ne doit en aucun cas dépasser le gain espéré en termes d’information de gestion.

Situation Flash

Parmi les autres outils intéressants, et quoique moins connue que le tableau de bord, citons la situation flash, qui est une situation comptable réalisée très rapidement, d’où son nom, en contrepartie d'un pourcentage accepté d'imprécision. Exemple : une situation flash est établie après trois mois d'activité et elle indique un bénéfice de 3 000 €. Que ce bénéfice soit réellement de 2 500 € ou de 3 500 €, la vision que le chef d'entreprise obtient de l’activité de son entreprise reste la même !

Dans ce cas, la situation flash a rempli son rôle d'information de gestion, tout en offrant un double avantage : elle est quatre à cinq fois plus rapide à réaliser qu'une situation comptable classique, et peut être établie dans les quinze jours qui suivent la fin de la période étudiée.

Pour les entreprises du bâtiment, ces situations flash devront néanmoins veiller à prendre en compte les travaux en cours, malgré leur caractère variable et difficiles à évaluer. Si l’entreprise connaît des travaux en-cours très fluctuants, la situation s’appuiera sur leurs montants réels afin d’éviter des surprises très désagréables au moment du bilan.

La situation flash peut être utilement combinée avec des tableaux de bord. L'information sera alors complète. De plus, le croisement des informations entre les tableaux de bord et la situation flash pourra révéler les éventuels problèmes.

Pour conclure, peu importe le suivi de gestion imaginé par le chef d’entreprise, l’essentiel est que ce suivi soit efficace. Toutefois notre quotidien nous démontre que le suivi de gestion le plus efficace est la réalisation d’un budget prévisionnel et la mise en place d’un tableau de bord afin de vérifier la réalisation des objectifs.

L’intérêt de cette démarche est essentiel. Certains chefs d’entreprises suivent cette méthode intuitivement et gèrent parfaitement bien leur activité. D’autres, même s’ils connaissent leur entreprise en profondeur, sa situation et son fonctionnement, se plieront à cet exercice de manière très formelle, pour être certains de maîtriser véritablement un enjeu important en termes d’investissement ou de développement de leurs activités.

En revanche, pour les entreprises de moins de cinq ans, une telle démarche est vitale, et ne doit pas à servir simplement à confirmer une situation. Il serait d’autant plus dommage de se passer ce des coutils, que les services économiques des Conseils Généraux ainsi que d’autres organismes fournissent des aides pour faire appel à des conseils. Bien construite, cette démarche ne représentera pas un coût important pour l’entreprise, mais apportera une valeur ajoutée évidente.