Données obligatoires, comment arriver à une facture complète ?

Regards croisés

Interview de David Dogimont, associé Mazars :

En parallèle, le format de la facture étant au libre choix des parties pour les transactions entre assujettis, la société qui reçoit des factures se retrouve bien souvent avec de multiples documents hétérogènes ne lui permettant pas d’industrialiser comme elle le souhaiterait son processus d’intégration, validation et mise en paiement. L’émission et la réception d’une facture deviennent alors des opérations couteuses, pouvant représenter un risque.

Pour les flux transactionnels entre entreprises domestiques, ce sujet pourrait à partir de juillet 2024 et au plus tard en janvier 2026 disparaître avec la dernière loi de finances et la généralisation de la facturation électronique. Ainsi via le décret et l’arrête du 9 octobre 2022 l’administration a réaffirmé sa volonté d’homogénéiser les formats de facturation entre les entreprises domestiques assujetties en précisant les données obligatoires et le processus de communication de ces dernières.

Dès lors en fonction de leur taille et en suivant un calendrier échelonné sur 3 vagues, les entreprises seront dans l’obligation d’émettre leurs factures selon des règles bien précises ce qui demandera à tous une adaptation des pratiques actuelles.

Pourquoi à tous ?

Tout simplement parce que 4 mentions obligatoires ont été ajoutées et viennent compléter les mentions déjà existantes et qu’une en particulier, le numéro SIREN du client, demandera aux entreprises une mise à jour de leurs systèmes d’information voire une adaptation de leurs processus de vente. De plus en complément de ces mentions légales, le formalisme et les données à transmettre (plus de 200 selon le format sémantique fournit par l’administration) deviennent normés.

Il est donc primordial que les entreprises s’interrogent dès à présent sur le plan de transformation nécessaire, pour qu’elles puissent demain arriver à émettre une facture qui corresponde aux attentes de l’administration, et qui comportent les données demandées tout en répondant à leurs besoins et à ceux de leurs clients.

Interview de Jean-Charles Labboz, Responsable de l'équipe commerciale du marché Grands Comptes, Cegedim :

L’objectif majeur qui guide cette réforme, est le besoin de diminuer la fraude à la TVA qui représente aujourd’hui environ 17 milliards d’euros par an. La mise en place de la réforme doit donc permettre de contrôler et récolter la TVA. C’est pourquoi l’Etat demande une normalisation de la facturation autour de 3 formats socle que sont des format XML (UBL et CII) et Factur-X. Aussi l’un des points clé dans le passage à la facture électronique au sens de la réforme, sera d’être en capacité de produire l’un de ces formats. Certains logiciels comptables ou ERP vont permettre la production de ces formats, et dans leur mise à jour demanderont aux parties prenantes d’enrichir les informations afin de générer une facture complète et conforme. Il revient donc à tous les assujettis, qu’ils fassent appel à un intégrateur ou non d’en garantir la version attendue par l’administration fiscale.

Il y a donc un enjeu de données et de formats. Mais ce n’est pas tout. En effet, l’Etat exige le respect des délais de paiement, c’est pourquoi il demande à l’acheteur d’informer le fournisseur de l’état du paiement de sa facture sous forme de remontée de statuts (rejet ou refus à minima), et au fournisseur d’indiquer, grâce aux remontées de statut également, s’il a été payé afin de minimiser les contestations et litiges.

Pour aider les entreprises dans cette démarche, l’Etat, comme cela avait été fait pour la plateforme publique Chorus, va mettre en place un annuaire qui référencera toutes les entreprises de France, qui devront aussi le compléter afin de diffuser les informations nécessaires.

Au travers de ces trois sujets, l’Etat va laisser la possibilité aux entreprises soit de se connecter directement à la plateforme publique appelée PPF (Portail Public de Facturation), soit à des OD (Opérateurs de Dématérialisation) considérés comme des facilitateurs, soit à des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) qui seront des plateformes immatriculées tiers de confiance de l’Etat.

Choisir de passer par une PDP permettra de :

-          Garantir à la fois la transformation mais aussi les contrôles de conformité de la facture

-          Envoyer des données conformes aux attentes de l’acheteur comme par exemple les données de commandes

-          Le respect des normes de dématérialisation en mode Signé ou EDI afin de s’éviter une piste d’audit fiable électronique

-          - Générer les statuts qui vont conduire aux traitements du cycle de vie de la facture

-          Traiter les cas particuliers des factures de notes de frais ou de l’auto-facturation par exemple (L’administration fiscale a recensé 34 cas d’usage.)

-          Gérer le cas des non-assujettis comme les entreprises étrangères ou les factures vers les particuliers par l’envoi de rapports (e-reporting) vers la PPF

Au-delà de ces obligations légales, la PDP SY by Cegedim ira plus loin en s’appuyant sur son réseau mutualisé qui permet à plus de 2 millions d’entreprises de réaliser ces types de transactions. Elle permettra un contrôle plus fin des données issues de sa communauté, plus de visibilité grâce aux remontées de statuts complémentaires comme les causes des litiges, le paiement direct de la facture, qui induira à la fois le lettrage mais aussi de pouvoir directement générer les statuts d’encaissement.