Sapin II : sur quelles priorités se concentrer en cette période de confinement ?

Il apparaît de façon aussi évidente qu’une fois les questions vitales, ou urgentes traitées, nombre de salariés se trouveront dans une configuration professionnelle inédite, savoir disposer de temps qui ne pourra pas être consacré, situation de confinement oblige, au traitement des affaires courantes, du day to day business, compte tenu du ralentissement temporaire mais généralisé de l’activité.

Or ce temps « ralenti » est peut-être l’occasion de se poser pour réfléchir sereinement à la mise en œuvre de certains aspects du dispositif de prévention de la corruption imposé par la loi Sapin II.

En effet, les différentes obligations imposées par le texte ou par l’Agence Française Anticorruption (AFA) sont de nature, de densité, et d’investissement inégaux en temps, et cette période de confinement pourrait être l’occasion de consacrer son activité aux sujets les plus consommateurs de temps, temps qui manque tant en période « normale », aux sujets où la réflexion et l’effort de documentation sont le plus prégnants.

Ce temps à consacrer, en confinement et en télétravail, à la mise en œuvre de Sapin II ne sera pas perdu, et constituera une prise d’avance, ou de comblement de retard une fois la crise sanitaire passée, pour affronter l’éventualité d’un contrôle de l’AFA, ou plus simplement encore une mise en conformité réglementaire.

4 axes prioritaires

• l’alimentation des questionnaires de contrôle AFA,
• les contrôles comptables,
• la connaissance des tiers,
• la formation et de la communication.

Alimentation des questionnaires de contrôle de l’AFA

Véritable épine dans les pieds de nombreuses entreprises soumises au dispositif, ce sujet, qui n’est à proprement parler pas une des obligations imposées par l’AFA, est néanmoins l’un des sujets les plus consommateurs de temps, et, la plupart du temps, traité dans l’urgence, par les entreprises qui sont prises de cours par la réception d’une notification de contrôle par l’Agence. Le délai qui leur est alors accordé est de 15 jours, rappelons-le.

Ce questionnaire n’est ni bref, ni anodin. Publié sur le site de l’AFA, aucune entreprise soumise n’est donc censée ignorer les quelques 170 questions couvrant l’intégralité des 8 obligations de l’art. 17 de la loi. La période est donc propice à commencer à alimenter ce questionnaire, en impliquant les différentes BU, filiales ou entités diverses composant l’entreprise susceptible d’être contrôlée.

La réponse à ce questionnaire, outre sa longueur, nécessite l’appui de nombreux collaborateurs, parfois dirigeants qui jusque-là n’ont pas pu être sollicités sur ces questions. L’occasion est donc idéale, sinon pour répondre à toutes les questions, à tout le moins d’organiser les réponses au questionnaire, en répartissant auprès des mieux placés ce qui doit l’être : le contrôle interne, le légal, les RH, l’IT, et bien évidemment les opérationnels, dans la mesure du possible. Personne ne saura dire si le questionnaire sera intégralement traité, mais au moins cet effort permettra de répartir la charge de travail, d’en absorber une partie, et de pouvoir mesurer l’effort à fournir, une fois la crise passée.

Contrôles comptables

La question des contrôles comptables procède à peu près de la même idée : il s’agit en effet, pour l’entreprise soumise au dispositif, de façon schématique, d’être capable de mettre en face de chaque risque de la cartographie des risques de corruption, le ou les contrôle(s) que l’entreprise aura identifié(s) ou mis en œuvre pour limiter le risque en question.

En effet, lors de ses contrôles, l’AFA pointe dans l’immense majorité des cas, une absence de prise en compte formalisée des risques de corruption par des mesures de contrôle interne (plutôt que de contrôles strictement comptables), sans parler de la démonstration préalable et attendue que le contrôle interne général de l’entreprise contrôlée est, au moins théoriquement, efficace.

Le travail à fournir par l’entreprise n’est ici pas nécessairement techniquement ardu, il est en revanche à coup sûr très consommateur de temps : quels sont les contrôles, les processus qui encadrent le suivi des cadeaux et invitations faits par l’entreprise ? Le suivi du mécénat ? Les activités objectivement perméables au risque de corruption ? Et ce en tout point géographique de l’entreprise soumise au dispositif ?

Le travail attendu nécessite du temps, pour consulter le socle documentaire de l’entreprise, sonder les principaux intéressés, et éventuellement concevoir de nouvelles règles de fonctionnement et de contrôle des activités comme considérées à risque dans l’entreprise.

Ainsi en répondant aux exigences de ce pilier, généralement lacunaire dans les entreprises soumises au dispositif, l’entreprise prépare au mieux la sortie de crise, et répond par là même, à certaines questions du questionnaire de contrôle abordé au point précédent.

Connaissance des tiers

La problématique est un peu différente des deux précédentes, en ce sens, qu’elle ne nécessite pas un effort documentaire très important dans sa conception, mais un véritable effort de réflexion, pour ne pas se retrouver dans une situation délicate à moyen ou long terme.

De quoi s’agit-il en pratique ? Il s’agit de déterminer une stratégie pour évaluer les tiers, tous les tiers - clients et fournisseurs, entendus au sens le plus large - avec qui l’entreprise traite, afin d’évaluer si ces derniers présentent un risque éthique, de corruption ou de moralité.

Ce sujet est assez nouveau en France, et nombre d’entreprises ne savent pas comment l’aborder opérationnellement, ou se lancent dans des procédures ou des règles de fonctionnement tellement complexes, ou inapplicables qu’elles se retrouvent prises dans un piège qu’elles ont elles-mêmes créé.

La réflexion va donc consister à se poser quelques questions structurantes, et à déterminer des grands axes vers lesquels l’entreprise pourra déployer son dispositif de contrôles de tiers. Il va sans dire que ce sujet ne saurait être traité dans l’urgence, et nécessite un temps de réflexion avant de se lancer à corps perdu dans la conception de règles, ou l’achat compulsif de solutions de marché potentiellement onéreuses, et pour autant, potentiellement inadaptées.

Ainsi quelques-unes de ces questions à se poser pourraient être les suivantes :

• Suis-je en mesure de déterminer le nombre de tiers avec qui je traite, sur l’ensemble du périmètre de l’entreprise potentiellement soumise à contrôle de l’AFA ? Question a priori triviale, parfois non, mais question extrêmement déterminante.
• Ai-je un nombre de tiers, clients ou fournisseurs actifs très important ? Si oui, on se concentrera sur les nouveaux entrants, et on analysera son stock sur une période de moyen ou long terme
• Ai-je les moyens de déterminer a priori que certains tiers sont en situation de risque, ou a contrario en situation d’absence de risque ? Si l’on est capable d’effectuer cette distinction, alors on sera en mesure de déterminer assez simplement le niveau potentiel de recours à des bases de données de marché pour analyser les tiers potentiellement identifiés comme à risque.
• Quelles informations standardisées, suis-je en capacité de collecter sur mon stock de tiers clients ou fournisseurs ?

Sans réponse à ces seules questions, il semble délicat de se lancer dans un processus adapté aux exigences de la loi. Certaines entreprises se sont même retrouvées à avoir mis un dispositif aux exigences telles qu’elles sont aujourd’hui incapables de l’appliquer, tant les contraintes qu’elles se sont imposées sont fortes. A éviter à tout prix, au bénéfice d’une réflexion peut être un peu longue, mais sereine et étayée.

Formation et communication

Viennent ensuite les questions moins techniques, mais tout aussi importantes que sont les questions de la formation, ou de la communication relatives à la mise en œuvre du dispositif. Pour ce dernier sujet, la nature des travaux à effectuer est encore différente, mais elle peut pêcher, dans certaines entreprises. Dès lors, même si les deux sujets sont un peu différents, il conviendra par exemple pour la formation de s’assurer que les supports de formation sont à jour de tout ce que l’entreprise a mis en œuvre depuis l’avènement du dispositif, d’une part et d’autre part d’effectuer un recensement du suivi des formations par les salariés de l’entreprise, partie intégrante du respect du dispositif. Ici rien de très contraignant, rien de techniquement inabordable, mais un point de situation qui dans nombre de cas n’a, faute de temps disponible, pu être réalisé.

Quant à la communication enfin, parent parfois pauvre de la mise en œuvre du dispositif, cette période pourrait être l’occasion de faire le point sur la communication descendante qui a pu intervenir sur les derniers mois, et de s’assurer que chaque salarié a bien connaissance du code de conduite, des modalités de lancement d’alerte, et de la politique de l’entreprise et de son positionnement vis-à-vis de la prévention de la corruption. Petits travaux sur le fond, grande efficacité en cas de contrôle, et mieux encore, des salariés en capacité de connaître mieux encore comment leur entreprise s’est engagée dans la voie de l’éthique et de la morale des affaires.

Le confinement peut donc être dans les cas de figure qui ont été décrits, sans que ceux-ci ne soient évidemment limitatifs, un moyen de parfaire, ou de peaufiner la qualité de son dispositif de prévention de la corruption et de préparer au mieux la sortie de crise, qui espérons le tous arrivera le plus tôt possible.

Se faire accompagner dans la mise en place d’un dispositif anti-corruption pendant le confinement

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