Robotisation : la clé de l’amélioration du cycle fournisseurs ?

Une solution à chaque dysfonctionnement grâce à la robotisation

Trois principaux dysfonctionnements involontaires sont à l’origine des retards de paiement. Bonne nouvelle, des processus et outils simples à mettre en place permettent de respecter les délais de paiement légaux et conditions des fournisseurs à moindre effort. Quelles solutions concrètes la robotisation peut-elle apporter dans ces trois cas de figure récurrents ?

Les commandes ne sont pas centralisées dans un système

• Optimiser le processus 

Rendre obligatoire le passage des commandes dans un système centralisé permet aux services comptables d’y rattacher aisément les factures associées et de gagner un temps considérable dans le traitement de ces dernières.

Les factures des fournisseurs sont hétérogènes (papier, mail…)

• Mettre en place un portail fournisseur 

En 2020 toutes les sociétés travaillant avec l’Etat doivent être en mesure d’émettre des factures dématérialisées et de les déposer sur des portails fournisseurs. La mise en place de ce type de portail permet, lui aussi, de diminuer drastiquement le temps de traitement manuel des factures (scan, archivage…).

• Confier à un robot l’extraction des factures contenues dans les mails

Les robots peuvent télécharger, directement dans les mails, les factures au format .pdf et les convertir à la fois en fichiers de données (via un OCR, logiciel de reconnaissance optique de caractères) et en fichiers d’injections pour comptabilisation dans les systèmes. Le recours à ces outils promet là encore une réduction considérable du temps de traitement et de la comptabilisation des factures dans les systèmes.

La facture n’a pas été réceptionnée ou n’est pas conforme à la livraison

• Optimiser le processus et le workflow dans les systèmes

Pour limiter les risques de retards de paiement fournisseurs, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à avoir mis en place un système de réception tacite. Concrètement, si la facture n’a pas été réceptionnée manuellement par l’opérationnel malgré sa conformité, la réception sera validée automatiquement par le système en quelques jours. Ainsi, l’automatisation permet de fluidifier le processus et d’éviter que des factures ne restent bloquées en cas d’absence des opérationnels (ou tout simplement si ces derniers n’ont pas géré eux-mêmes la réception).

• Déléguer aux robots la correction des commandes en temps réel en cas d'écart validé avec la facture

Dans le cas où une différence de montant entre la facture et la commande est approuvée par l’opérationnel à la réception, les robots peuvent prendre le relai et rectifier instantanément la commande afin qu'elle corresponde à la facture. En effet, confier cette tâche à ces nouveaux outils permet d’éviter d’avoir à procéder à des retouches manuelles. A la clé, une fois de plus : un réel gain de rapidité de traitement.

La robotisation permet d’observer 3 bénéfices immédiats

La robotisation constitue un véritable levier de performance, qui plus est dans un contexte où la maîtrise des coûts et les contrôles qualité sont au cœur des priorités de chaque organisation. Outre le fait d’éviter aux entreprises les sanctions financières et la redoutée dégradation de leur image de marque, l’optimisation du cycle fournisseurs par la robotisation, présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

1. Réduction des coûts des fonctions supports

L’automatisation et l’optimisation du cycle fournisseurs permettent de réduire le temps alloué au traitement manuel, donc de diminuer les coûts de fonctionnement des directions financières.

2. Augmentation de la sécurité des processus

L’automatisation permet de limiter le risque d’erreur lié à la saisie manuelle et de générer des pistes d’audit fiables à toutes les étapes du processus. En découle une amélioration globale de la qualité et de la sécurité de l’ensemble du cycle, de la commande jusqu’au paiement.

3. Amélioration de l’expérience collaborateur… et fournisseur

L’automatisation des tâches manuelles, répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée (scan de factures, relance des réceptions non réalisées…) améliore la qualité de vie au travail et l’épanouissement des collaborateurs, alors amenés à réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée : analyse des écarts, pilotage de la performance du processus au travers d’indicateurs… A l’évidence, la relation fournisseur ne peut que bénéficier de ces effets positifs au point d’améliorer réciproquement la qualité de la collaboration.

La mise en place d’outils performants et accessibles (portail fournisseur, RPA (robotic process automation), OCR…) permettent d’ores et déjà aux entreprises d’optimiser le traitement du cycle Purchase to Pay, donc de réduire les délais de paiement.

Toutefois, parallèlement à l’évolution des outils technologiques et processus, une conduite du changement doit impérativement être menée, en co-construction, côté fournisseurs. Et ce, de manière à améliorer la qualité des factures, à harmoniser leurs formats et à mettre un terme à leur envoi par courrier au profit de leur dématérialisation. De quoi travailler en bonne intelligence, sur le long terme et au bénéfice de toutes les parties prenantes.