Comment la réconciliation comptable permet de réussir une opération de recouvrement et de pilotage des créances client ?

Pourquoi ? Pour être pertinent dans sa démarche de recouvrement client

Selon l’activité et l’organisation interne des entités, la gestion du référentiel client ainsi que la facturation peuvent être gérées par un logiciel de gestion. La traduction comptable des opérations (facturation, saisie des règlements…) peut ainsi découler des données issues de cet outil opérationnel de gestion. Les travaux de réconciliation sont donc parfois complexes et chronophages en raison des logiciels en place, mais indispensables à réaliser.

Pourquoi y aurait-il des déphasages ? Par exemple en l’absence de synchronisation d’interface entre les outils informatiques, ou pire, d’interfaçages inefficients. Que faire lorsqu’on constate des écarts ? Les identifier, les analyser et les corriger pour pouvoir réaliser le recouvrement client à partir de bases fiables ; et par la suite, faire évoluer les process et les outils pour diminuer voire faire disparaître les sources d’écarts à l’avenir. Il est en effet inutile de réaliser des projections de trésorerie et d’encaissements clients sur la base de bases comptables et gestion non cadrées : ni même d’appeler les clients pour faire du recouvrement si les sommes échues ne sont pas certaines. Souvent les entreprises s’occupent de cadrer le Résultat. Ici il s’agit de s’assurer du cadrage satisfaisant des créances clients au Bilan.

Avec qui ? Des parties prenantes élargies au sein des entreprises

Il conviendra, dans un premier temps, de prendre connaissance de l’existant : outils en place, données à réconcilier, existence ou non d’interfaces automatiques / manuelles entre les outils... Des entretiens avec les opérationnels doivent en ce sens être menés afin de préciser la compréhension des sujets :

• équipe comptable / contrôle de gestion : pour connaître les processus comptables existants (schémas comptables, fréquence des rapprochements bancaires, procédure interne liée à la mise à jour des clients douteux…), et obtenir des exports Excel du logiciel comptable pour débuter les travaux de cadrage,
• équipe opérationnelle métier : afin de comprendre l’activité de l’entité et la manière dont les données financières sont mises à jour (création et modification de fiches client, facturation…),
• équipe DSI / IT : pour se renseigner sur les spécificités techniques du logiciel de gestion en place (existence d’une interface entre l’outil métier et la comptabilité, paramétrage de l’outil métier), et de connaître le(s) interlocuteur(s) en charge des développements (que le logiciel soit développé en interne ou non). De plus, une connaissance de l’historique des logiciels (crash de données par le passé, migration d’un ancien logiciel, développements en cours…) permettra d’orienter les travaux de réconciliation.   

Ces éléments d’information sont indispensables pour expliquer certains écarts au Bilan ou toute incohérence entre les outils en place.  

Comment ? Cadrer la comptabilité et la gestion

Le cadrage et la comptabilité sont souvent deux mots indissociables de l’environnement financier en entreprise : pourtant ce basique doit souvent être réaffirmé auprès des équipes pour sécuriser les analyses réalisées. Afin de mener les travaux de réconciliation, il est nécessaire de s’appuyer, dans un premier temps, sur des exports à jour (sous format Excel) des données à réconcilier provenant des deux outils.

En amont du démarrage des travaux de réconciliation, il est nécessaire de contrôler la fiabilité de différents points relatifs à ces données :

• existence de n° de facture / avoirs,
• cohérence des dates de facture et d’échéance (exemple : vérifier que les dates d’échéance sont postérieures aux dates de facture…),
• existence d’une correspondance (exemple : code auxiliaire) permettant de rapprocher les outils de gestion et de comptabilité, et ainsi de comparer les montants affectés.

Dans un deuxième temps, et en s’appuyant sur la correspondance commune entre les deux outils, les écarts de réconciliation devront être identifiés, analysés et justifiés, avec l’aide des parties prenantes.

Les écarts peuvent parfois s’expliquer, par exemple :

• décalage temporel entre les outils comptables et métiers (exemple : à la date d’export des deux outils, saisie d’un règlement dans la gestion et absence de mouvement dans la comptabilité),
•  décorrélation de codes auxiliaires (exemple : absence de correspondance d’un ou de plusieurs codes auxiliaires entre les deux outils).

L’identification de ces écarts doit donner lieu à descorrections dans les outils de comptabilité et de gestion : réaffectation de règlements, enregistrement d’OD de lettrages…

Si les travaux de réconciliation entre les données comptables et de gestion sont réalisés au sein de plusieurs entités d’un même groupe, l’hétérogénéité des logiciels en place et des process internes complexifie la démarche. Pour faciliter l’adhésion des acteurs internes à des cadrages périodiques réguliers, il faudra tenter de simplifier et d’industrialiser ce passage obligé de cadrage.

Par exemple en uniformisant les process et en utilisant des logiciels communs pour faciliter la comparaison de données entre les entités et la mise en place de stratégies globales comme des prévisionnels de trésorerie groupe.

Et après ? Des pistes d'amélioration à mettre en œuvre pour pérenniser les travaux futurs

Afin de garantir l’exhaustivité et la fiabilité des données financières dans les outils métiers et comptables, des projets d’amélioration au niveau du logiciel métier doivent être mis en œuvre dès la finalisation des actions de cadrage. Ces dernières visent notamment à simplifier les travaux futurs de réconciliation :

• fiabiliser les transferts de données entre la gestion et la comptabilité (correction de bug, développements, montées de versions…),
• digitaliser les process qui peuvent l’être pour assurer l’accès rapide à une information sécurisée.

Il sera par ailleurs nécessaire de contrôler, en parallèle des travaux de réconciliation, l’existence d’une piste d’audit fiable au sein de l’entité. En effet, le logiciel de gestion en place doit permettre d’assurer une traçabilité des factures depuis leur émission et jusqu’à la fin de leur période de conservation¹. Et c’est l’occasion de questionner son environnement informatique pour se préparer aux nouvelles obligations de facturation et de transmission de données électroniques qui s'appliqueront aux transactions B2B² à partir de 2023.

¹ Article 289 – VII-1 du Code Général des Impôts

² Rapport de la DGFIP, « La TVA à l’ère du digital en France » - Octobre 2020