5 clés pour doter un projet d’une raison d’être mobilisatrice

#1 Aligner les parties prenantes

La première étape consiste à construire une base commune de description du projet, notamment avec les sponsors, généralement au niveau d’un CODIR. Lors d’ateliers dédiés, l’objectif est d’alimenter un « document d’affichage » recensant les informations relatives à différents thèmes : contexte, menaces, solutions, obstacles, atouts. Pour nourrir la réflexion autour de la raison d’être, on retrouvera par exemple parmi les questions clés à se poser :

• Pourquoi lancer un tel projet aujourd’hui plutôt qu’il y a 3 ans ou que dans 3 ans ?
• Que se passera-t-il si nous ne changeons pas ?

C’est surtout à cette étape que se définissent les éléments négociables ou non, ceux qui pourront être modifiés ou non par les équipes qui, par la suite, prendront part à la co-construction. C’est au sein de ce cadre clair que s’inscriront les étapes suivantes, d’où la nécessité d’aligner d’entrée de jeu les parties prenantes.

#2 Identifier les acteurs clés

Pour définir collectivement une raison d’être et la faire vivre tout au long d’un projet, la clé est d’identifier le plus tôt possible 3 types de populations :

• Les pilotes : il s’agit des décisionnaires, les responsables des métiers impactés formant classiquement le Comité Projet,
• Les ambassadeurs : ils sont ceux qui devront être impliqués dans la mise en œuvre et incarner cette raison d’être. Les intégrer dès sa phase de définition constitue un levier d’engagement majeur pour la suite du projet,
• Les influenceurs : les personnes que l’on attend le moins et qui pourtant ont un vrai impact. Véritables leaders d’opinion internes au sein des métiers, leur implication dès la phase de définition démultipliera le rayonnement de la raison d’être à moyen et long termes.

C’est en sollicitant directement les Directions concernées par le projet que cette identification se fait de la façon la plus efficace qui soit.

#3 Challenger et co-construire

Une fois le CODIR aligné et les populations clés identifiées, vient l’ouverture de la phase de co-construction avec un second cercle incluant managers opérationnels, pilotes, ambassadeurs et influenceurs. Lors d’ateliers dédiés, cette étape vise à revenir sur les éléments posés par le CODIR dans le document d’affichage afin de les faire évoluer, en les modifiant et/ou en les précisant plus opérationnellement. Pour mener à bien cette étape concrète, il convient se poser différentes questions, notamment :

• Que créons-nous ?
• Que développons-nous ?
• Que favorisons-nous ? 
• Que facilitons-nous ?

La formulation en tant que telle de la raison d’être s’étoffe alors pour devenir un manifeste pouvant prendre des formes communicantes différentes (texte inspirant, vidéo, page web, contenu sur l’intranet etc.).

#4 Embarquer et non persuader

La 4^ème condition sine qua non est l’embarquement. L’idée n’est pas de persuader mais d’emmener l’ensemble des parties prenantes dans une démarche d’appropriation pour aller au-delà de la compréhension. Le plus important étant que les personnes soient prêtes à s’engager et à agir au service du projet. La mise en place d’ateliers collectifs est ici aussi la bonne approche pour que chacun puisse véritablement s’emparer de la raison d’être du projet. Il est également envisageable de réunir des groupes d’acteurs autour de « planches de déploiement » à parcourir en équipe de façon autonome. Ces planches ludiques sont construites dans une logique de parcours en entonnoir pour favoriser l’appropriation du concept. Au gré des étapes parcourues, elles invitent chaque acteur à prendre des engagements réalistes pour faire de la raison d’être une réalité dans son quotidien et celui de son équipe.

#5 Décliner et faire vivre

La construction et l’appropriation de la raison d’être sont certes des étapes fondatrices, mais sa vocation profonde doit aussi être remise en perspective dans la durée, à chaque étape du projet. Le plan de communication projet doit ainsi intégrer des contenus permettant, dès que possible, de refaire un lien entre les avancées et la raison d’être. Pour que cette communication soit pleinement mise au service de la mobilisation du collectif, elle doit respecter 5 règles : être lisible, visible, rythmée, désirable et durable.

Doter un projet de transformation d’une raison d’être est une clé incontournable pour engager le collectif. Pour que cette raison d’être nourrisse la mobilisation durablement, elle doit impliquer ses parties prenantes dès son processus de construction. Enfin, si les projets de transformation concourent à un même projet d’entreprise, leurs raisons d’être doivent elles aussi être cohérentes avec la raison d’être globale de l’organisation pour former un système de sens au service de l’engagement de tous.