Tenir son assemblée générale dans le contexte de crise sanitaire : un nouveau dispositif applicable jusqu’au 1er avril 2021

Nouveau dispositif de tenue des assemblées à huis clos

Les assemblées qui se tiennent jusqu’au 1^er avril 2021 inclus peuvent être organisées à « huis clos », c’est-à-dire sans que leurs membres et les personnes ayant le droit d’y assister n’y participent, que ce soit physiquement ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, si les nouvelles conditions définies par l’ordonnance du 2 décembre dernier est satisfaite.

Il convient dorénavant qu’à la date de la convocation de l’assemblée ou à la date de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fasse obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres. Il est donc nécessaire d’apprécier « in concreto » si les mesures restrictives en vigueur font effectivement et concrètement obstacle à cette présence physique. Pour ce faire, il convient de tenir compte des caractéristiques propres à l’assemblée concernée telles que, notamment, le nombre de membres habituellement présents à l’assemblée et la capacité du groupement à accueillir ces membres dans un lieu permettant le respect des règles sanitaires. Auparavant, cette appréciation était réalisée « in abstracto » et portait uniquement sur l’existence d’une mesure restrictive affectant le lieu où l’assemblée était convoquée.

La décision de tenir une assemblée à huis clos incombe toujours à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée et ce dernier peut dorénavant déléguer cette décision à toute personne de son choix, par exemple un membre de cet organe, et non plus seulement au représentant légal.

Par ailleurs, afin de renforcer les droits des membres des assemblées, de nouvelles obligations spécifiques sont introduites pour les sociétés cotées – sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociations -  autres que les SICAV qui organisent leurs assemblées à huis clos :

• l’assemblée doit être retransmise en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission. La convocation ou le communiqué précisent les conditions dans lesquelles les membres peuvent assister à cette retransmission qui est réalisée en format vidéo, ou à défaut, en format audio.
• l’assemblée doit être rediffusée dès que possible et au plus tard avant la fin du 5^ème jour ouvré à compter de la date de l’assemblée. Cette rediffusion intervient en format vidéo, ou à défaut, audio et reste disponible au moins deux ans.
• l’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y sont apportées doivent être publiées sur le site Internet de la société, dans la rubrique dédiée à cet effet. Cette publication intervient dès que possible et au plus tard avant la fin du 5^ème jour ouvré à compter de la date de l’assemblée. Par dérogation, les questions écrites sont prises en compte dès lors qu’elles sont reçues avant la fin du second jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale.
• les précisions suivantes sont à apporter dans le procès-verbal des décisions :
  • les considérations de droit et de fait qui fondent la décision de la tenue à « huis clos » de l’assemblée et en particulier la nature de la mesure administrative concernée ;
  • les raisons pour lesquelles les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y assister par conférence téléphonique ou audiovisuelle ;
  • la façon dont les scrutateurs ont été désignés.

Ces informations sont portées à la connaissance des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée, dès que possible et par tous moyens permettant d’assurance leur information effective

Dans un communiqué du 5 janvier dernier, l’Autorité des marchés financiers relaye ces nouvelles exigences et encourage les sociétés cotées à suivre certaines bonnes pratiques visant, dans ce contexte exceptionnel, à assurer une information appropriée et une communication claire, précise et accessible pour l’ensemble des actionnaires.

Extension et assouplissement du recours au vote par correspondance et à la consultation écrite

Le nouveau dispositif, ajusté par l’ordonnance et le décret du mois de décembre dernier, permet également de faciliter l’adoption à distance des décisions relevant de la compétence des assemblées d’une part en élargissant le champ des personnes/entités ayant la possibilité de recourir à la prise de décision par voie de consultation écrite et d’autre part en assouplissant le recours au vote par correspondance.

Ainsi, à l’exception des sociétés cotées, la prise de décision par consultation écrite est ouverte à l’ensemble des groupements et pour l’ensemble des assemblées, y compris lorsque les règles qui les régissent normalement ne le prévoient pas, comme par exemple dans les sociétés anonymes non cotées, et même lorsque les statuts ne le prévoient pas ou s’y opposent. C’est à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire de prendre la décision d’avoir recours à la consultation écrite et elle peut intervenir quel que soit l’objet de la décision de l’assemblée, donc y compris pour l’approbation des comptes

Selon le même principe, le recours au vote par correspondance est facilité et peut être décidé par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ou ne puisse s’y opposer. Cette possibilité s’applique sans restriction à toutes les personnes et entités entrant dans le champ de l’ordonnance, y compris à celles pour lesquelles ce mode de vote n’est pas prévu par la loi comme par exemple les sociétés à responsabilité limitée. De la même manière que pour la consultation écrite, le vote par correspondance peut intervenir pour toutes les décisions de l’assemblée.

Les conditions dans lesquelles interviennent le vote par correspondance ou la consultation écrite sont fixées par le décret du 18 décembre 2020 lorsque ce mode de vote ou de prise de décision n’est pas déjà prévu par les dispositions législatives ou réglementaires applicables aux groupements concernés ou par leurs statuts.

L’ensemble des adaptations au dispositif de tenue des assemblées dans le contexte de la crise sanitaire a par ailleurs été explicité par la Direction Générale du Trésor dans le cadre de la mise à jour de sa « Foire aux Questions » du 4 janvier dernier.

Pas de prorogation des délais supplémentaires relatifs à l’approbation des comptes

Enfin, il convient d’attirer l’attention sur le fait que l’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020, qui avait apporté des adaptations aux délais prévus par la loi pour l’établissement, la présentation ou l’approbation des comptes, n’a pas été prorogée à ce stade.

Dès lors la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes des exercices clos au 31 décembre 2020 doit intervenir dans les délais prévus par les textes légaux, réglementaires ou statutaires applicables au groupement concerné et il n’est plus possible de bénéficier du délai supplémentaire de trois mois qui avait été accordé au printemps dernier, dans les conditions prévues par l’ordonnance 2020-321 du 25-03-20. Le report de la tenue de l’assemblée au-delà du délai légal peut toutefois être sollicité dans les conditions prévues par les règles normalement applicables.

Textes de référence :

• Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
• Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19
• Communiqué AMF - Informations des actionnaires et des sociétés cotées de la prorogation des mesures exceptionnelles pour l’organisation des AG 2021
• Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire (Ministère de l’économie, des finances et de la relance – mise à jour du 4 janvier 2021)